La barre de formule d'Excel

Dans cette leçon de la Formation Excel, vous allez découvrir l’utilité de la barre de formule, comment l’afficher ou la masquer et comment empêcher l’affichage des formules dans cette barre.

Définition de la barre de formule

La barre de formule c’est cette barre qui se trouve en dessous du ruban et en dessus de la première ligne de votre feuille Excel.

Elle se compose des éléments suivants :

Zone de nom : qui affiche le nom de la cellule sélectionnée. Par exemple si vous cliquez sur la cellule B3, son nom s’affichera dans la zone de nom.

Aussi si vous voulez sélectionnerune cellule de votre feuille, vous pouvez tapez son nom ou sa référence dans cette zone.

En plus, vous pouvez cliquer sur la flèche qui accompagne cette zone pour sélectionner le nom personnalisé d’une cellule ou d’une plage de cellules.

Insérer une fonction : ce bouton vous permet d’ouvrir la bibliothèque des fonctions et de choisir la fonction à utiliser.

Zone principale de la barre de formule : c’est cette zone qui affiche le contenu d’une cellule sélectionnée.

Vous pouvez donc, savoir le type de données que contient la cellule sélectionnée, par exemple : Texte, Nombre, Date, Fonction ou Formule ….

Vous pouvez aussi modifier le contenu d’une cellule sélectionnée dans cette zone comme vous pouvez y saisir des données.

Masquer ou afficher la barre de formule

Pour masquer la barre de formule, suivez les étapes suivantes :

• Cliquez sur le menu Fichier puis sur Options.
• Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Options avancées.
• Dans la catégorie Afficher, décochez la case Afficher la barre de formule.

• Validez enfin.

Si la barre de formule est disparue, vous pouvez l’afficher en suivant les mêmes étapes précédentes puis en cochant cette fois l’option Afficher la barre de formule.

Empêcher l’affichage des formules dans la barre de formule

Lorsque vous aimez interdire à l’utilisateur de votre classeur Excel de voir les formules utilisées dans une cellule, vous devez faire deux choses :

1. Masquez votre cellule.
2. Protégez votre feuille.

• Pour masquer votre cellule, sélectionnez-la et tapez Ctrl+Mj+&.
• Choisissez l’onglet Protection et cochez Masquer, puis cliquez sur OK.

• Pour protéger votre feuille, cliquez sur l’onglet Révision puis sur Protéger la feuille.

• Entrez votre mot de passe et validez.
• Sélectionnez maintenant votre cellule et remarquez que la barre de formule n’affiche rien.

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La barre d’état intelligente d’Excel

Aujourd’hui dans la formation Excel, nous allons parler de la barre d’état : Quelle est son utilité ? Quelles options nous fournisse-t-elle ? Et comment l’afficher au cas où elle est masquée ?

Présentation de la barre d’état

Lorsque vous ouvrez un classeur Excel, vous voyez en dessous des onglets des feuilles une barre d’état qui affiche le mot « Prêt » et une petite icone sous forme d’un petit tableau, si vous faites passer sur elle le curseur de votre souris, une info bulle s’affiche où s’est écrit « Aucune macro n’est en cours d’enregistrement. Cliquez ici pour démarrer l’enregistrement d’une nouvelle macro ».

Dans le côté inférieur droit, vous avez 3 boutons pour gérer le mode d’affichage de votre feuille : Normal, Mise en page et Aperçu des sauts de page.

Il y aussi le curseur Zoom pour agrandir l’affichage des données de votre feuille ou le réduire.

Les options de calcul et de statistiques affichées dans la barre d’état.

La barre d’état ne contient pas seulement ces outils décrits en dessus, mais elle affiche beaucoup d’options et ceci lorsque vous sélectionnez une plage de cellules de votre tableau.

Dans l’exemple suivant, j’ai sélectionné 7 cellules de mon tableau, et dans la barre d’état on voit affichées les options suivantes :

• Moyenne : la fonction Moyenne qui calcule la moyenne des chiffres sélectionnés.
• Nb non vides : qui indique le nombre total des cellules non vides
• Somme : qui affiche la somme des nombres sélectionnées.

Voilà donc c’est un truc très important pour effectuer très rapidement et facilement des calculs sur vos données.

Afficher plus d’options dans la barre d’état

Ce sont donc les options activées par défaut dans la barre d’état Excel, et pour afficher d’autres options, cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette barre :

Dans la liste qui apparaît devant vous, vous pouvez personnaliser l’affichage de votre barre d’état :

Par exemple :

• Verr. Num. : cette option si elle est activée, elle vous indique que le pavé numérique est activé.
• Verr.Maj : cette option indique que la touche Majuscule est activée.
• Vous pouvez aussi activer l’affichage d’autres fonctions telles que : Min, Max, NB. Il suffit simplement de cliquer sur l’option de votre choix.
• De la même façon, vous pouvez désactiver l’affichage de certaines options comme le curseur de zoom…

L’utilisation de la barre d’état reste très utile si vous avez pleines de données dans votre tableau et que vous aimeriez savoir par exemple la somme, la moyenne ou le nombre le plus grand ou le plus petit dans ces données sans procéder à l’insertion des fonctions.

• Dans le tableau suivant, je veux savoir la somme des totaux de la colonne Total TTC.
• Alors ce que je fais, c’est cliquer sur l’entête de la colonne E pour la sélectionner.
• Dans la barre d’état je peux donc savoir la somme, la moyenne, le nombre de cellules vides ou non, le Max et le Min ….

Comment afficher ou masquer la barre d’état ?

Avant la version Excel 2007, afficher ou masquer la barre d’état était très simple à faire, mais après cette version et dans les versions Excel 2010, Excel 2013 ou Excel 2016, vous ne pouvez afficher la barre d’état ou la masquer que si vous utilisiez du code VBA.

Alors si vous voulez masquer la barre d’état, procédez comme suit :

• Tapez Alt+F11 pour afficher la fenêtre VBA d’Excel.
• Double cliquez sur This workbook
• Dans la fenêtre d’insertion du code, sélectionnez tout d’abord Workbook
• Puis tapez le code suivant ou faites copiez-collez.

Application.DisplayStatusBar = False

• Maintenant, enregistrez votre travail.
• Excel vous demande d’enregistrer votre classeur Excel en prenant en charge les macros, si non vous n’obtiendrez aucun résultat.

• Cliquez donc sur Non et dans la boite de dialogue qui s’affiche, sélectionnez dans Type de fichier : Classeur Excel en prenant en charge les macros.

• Fermez et ouvrez votre classeur et vous verrez que la barre d’état est masquée.

• Pour afficher la barre d’état revenez en mode VBA, puis supprimez le code inséré.
• Enregistrer votre classeur Excel ou bien enregistrez-le sous type normal sans macros s’il ne contient aucune autre macro.

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Comment utiliser, créer et télécharger des modèles Excel ?

Dans cet article de la formation Excel, vous allez apprendre à utiliser les modèles de classeurs Excel : Comment créer un classeur à partir d’un modèle existant ou téléchargeable ? Comment créer votre propre modèle ?

Pourquoi utiliser un modèle Excel ?

Supposons que vous voulez créer un calendrier sous Excel et que vous êtes bloqués parce que vous ne pouvez pas utiliser des fonctions Excel nécessaires pour la fondation de ce calendrier et que ceci vous demande beaucoup de temps si vous voulez les apprendre.

Dans ce cas recourir à l’utilisationdes modèles Excel reste une bonne solution, en effet, vous allez seulement démarrer le modèle et faire quelques modifications faciles comme saisir le nom de votre société ou votre email ou votre Whatsapp par exemple  et voilà votre calendrier est prêt à imprimer.

Aussi, si vous avez créé un classeur personnalisé : avec un format de police et de couleur de votre choix, avec des bordures et  des arrières plan personnalisés ou bien qui contient des fonctions bien rédigées et que vous voulez donc l’utiliser pour traiter d’autres données similaires au classeur présent, il est conseillé donc de créer un modèle basé sur ce classeur pour créer vos nouveaux classeurs sans toucher à l’original.

Comment créer un classeur Excel basé sur un modèle existant ou téléchargeable ?

Pour éclaircir ce qui est traité en dessus, vous allez maintenant passer à la pratique, et si vous utilisez Microsoft Excel 2013, vous voyez que lorsque vous démarrez Excel, vous avez devant vous une liste de modèles disponibles à votre utilisation.

Pour les utilisateurs de Excel 2010, cliquez sur Fichier puis sur Nouveau pour voir les modèles disponibles.

Cette technique reste valable aussi pour Excel 2013.

Alors, parmi les modèles que vous voyez, vous avez : Calendriers, Factures, Formulaires, Planificateurs, Rapports, Listes de courses, Suivi de recettes, Suivi de projets, Tendance des dépenses, Budget mensuel simple, Liste de présence, Liste des contact clientèle …etc

En dessus de ces modèles suggérés, vous avez dans Excel 2013 une rubrique nommée Recherche suggérée avec des noms de catégories différentes : Professionnel, Personnel, Calendriers, Listes, Petite entreprise, Budgets, Calculatrice.

Ou bien vous pouvez rechercher un modèle souhaité en tapant vos mots clés dans la zone Rechercher des modèles en ligne sur Office.com

Voilà maintenant, on va essayer de créer un classeur basé sur le modèle calendrier comme exemple.

• Cliquez donc sur Calendriers et choisissez le type de calendrier qui vous attire le plus.
• Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Créer pour commencer à télécharger le modèle d’auprès d’Office.com.

• Et voilà vous avez réalisé votre calendrier avec succès et rapidement.

• Ici, moi j’ai choisi un calendrier très simple et pratique : il me permet d’obtenir un calendrier selon l’année de choix, par exemple, je peux avoir un calendrier 2016, un calendrier 2017, un calendrier 2018 … même un calendrier 2040 !!
• Ce que je dois faire c’est tout simplement cliquer sur les flèches de choix d’année. (Voir l’image animée en dessous).

• Il y a aussi une autre option, c’est de pouvoir choisir le jour de début de la semaine : Lundi ou Dimanche.

• Pour les images affichées en haut et en bas du calendrier, je pourrais les modifier aussi, alors je clique sur la première image avec le bouton droit de la souris, puis je clique sur l’outil Remplir et je choisis Image…

• Après je clique sur Parcourir pour sélectionner mon image à partir de mon disque dur.
• Ou si vous voulez, je pourrai supprimer ces images et insérer les miens à l’emplacement désiré.
• Enfin, je dois sauvegarder mon travail en cliquant sur Enregistrer.
• Et voilà le tour est joué, Il ne me reste à présent qu’imprimer mon  Calendrier.

Vous voyez que c’est très simple !!

Note : Quand vous démarrerez Excel la prochaine fois, le modèle sur lequel vous venez de travailler sera affiché en haut de la liste des modèles présents.

Pour Excel 2010, cliquez sur Fichier puis Nouveau, ensuite cliquez sur Modèles Récents.

Comment créer votre propre modèle ?

Lorsque vous avez préparé un classeur Excel et que vous souhaitez conserver sa structure pour y insérer d’autres données en voulant garder les anciennes, créez alors un modèle personnel.

• Ouvrez premièrement votre classeur.
• Cliquez sur Fichier, Enregistrer sous puis dans la liste Type de fichiers, sélectionnez Modèles Excel.

• Donnez un nom à votre fichier.
• Sélectionnez aussi l’emplacement où vous voulez sauvegarder ce modèle, si non Votre nouveau modèle sera enregistré dans le dossier Modèles Office personnalisés qui se trouve dans Mes documents.

• Cliquez sur Enregistrer enfin.

En ce qui concerne les modèles Excel 2010, ils seront enregistrés par défaut dans le dossier suivant :

C:\Utilisateurs\Nom d’utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

• Ouvrez maintenant votre classeur excel basé sur votre nouveau modèle créé.
• Saisissez vos données et cliquez sur Enregistrer.
• Fermez votre classeur.

Lorsque vous ouvrez encore votre classeur modèle, vous allez remarquer qu’il est resté intact.

Où je peux trouver tous mes modèles personnalisés la prochaine fois que j’ouvre Excel ?

Quand vous lancez Excel 2013, cliquez sur PERSONNEL qui se trouve en haut de la liste des modèles proposés.

Vous avez donc devant vous tous les modèles que vous avez créés.

Comment supprimer un modèle personnalisé Excel ?

• Assurez-vous que votre classeur modèle n’est pas ouvert.
• Ouvrez maintenant le dossier qui contient les modèles personnalisés : pour Excel 2013 c’est le dossier Modèles Office personnalisés qui se trouve dans mes documents. Et pour Excel 2010 c’est le dossier qui se trouve dans C:\Utilisateurs\Nom d’utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

• Si vous avez placé votre modèle dans un autre dossier, vous devez donc ouvrir ce dossier.
• Sélectionnez votre modèle et tapez Suppr dans le clavier pour l’envoyer à la corbeille ou bien tapez Shift+Suppr pour le supprimer définitivement de votre disque dur.

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Créer des onglets et des groupes personnalisés dans Excel

Les onglets dans Excel, regroupent la majorité des commandes que vous pouvez utiliser dans votre classeur Excel. Ces commandes sont aussi organisées dans des groupes que contiennent ces onglets. Et vous pouvez vous aussi créer vos propres Onglets ou groupes et y insérer les commandes ou les outils que vous utilisez habituellement. Et c’est ça ce que vous allez découvrir dans cet article de la formation Excel.

Créer un nouvel onglet et un nouveau groupe dans Excel

C’est très simple à faire…

• Cliquez tout d’abord avec le bouton droit de la souris sur le ruban.
• Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Personnaliser le ruban.

• Vous avez devant vous maintenant la fenêtre Options Excel.
• Cliquez sur Nouvel onglet

• Vous verrez que Excel insère dans la liste des onglets principaux, un nouvel nom d’onglet et de groupe que vous pouvez personnaliser.

Renommer le nouvel onglet et le nouveau groupe

• Sélectionnez Nouvel onglet (personnalisé) puis cliquez sur Renommer et tapez votre nouveau nom.

Note : Vous pouvez aussi renommer le nouvel onglet en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom nouvel onglet et puis vous choisissez Renommer.

• Pour renommer le nouveau groupe créé, procédez de la même manière.
• Sélectionnez le nom du nouveau groupe puis cliquez sur Renommer et entrez le nouveau nom, ou bien cliquez avec le bouton droit de la souris puis cliquez sur Renommer.
• Vous pouvez aussi choisir une icône pour ce groupe si vous le désirez.

• Votre Onglet et son groupe associé ont pris place parmi les autres onglets du ruban.

Note : Si vous voulez ajouter d’autres groupes à ce nouvel onglet, sélectionnez le nom du nouvel onglet puis cliquez sur Nouveau Groupe.

Déplacer l’onglet personnalisé

• Cliquez sur votre onglet avec le bouton droit de la souris et choisissez Personnaliser le ruban.
• Sélectionnez votre onglet dans la liste et utilisez les flèches de déplacement pour positionner votre onglet dans le bon endroit.

Ajouter des commandes à votre groupe personnalisé

• Cliquez sur votre onglet avec le bouton droit de la souris et choisissez Personnaliser le ruban.
• Sélectionnez votre nouveau groupe créé.
• Sélectionnez la commande dans la liste des commandes affichée à gauche puis cliquez sur Ajouter.

• Répétez l’opération pour les autres commandes de votre choix.

Note : Vous pouvez afficher plus de commandes à insérer en sélectionnant une des catégories présentes dans la liste déroulante : Choisir les commandes dans les catégories suivantes.

Masquer les libellés de commandes

• Lorsque vous ajoutez des commandes à votre nouveau groupe, elles s’affichent avec leurs noms.

• Si vous aimez donc masquer les noms de ces commandes, sélectionnez votre nouveau groupe dans la fenêtre Options Excel, puis cliquez sur Masquer les libellés de commandes

• Voici ce que vous allez obtenir :

Supprimer le nouvel onglet et le nouveau groupe

• Cliquez sur votre onglet avec le bouton droit de la souris et choisissez Personnaliser le ruban.
• Sélectionnez votre onglet que vous aimez supprimer puis cliquez sur Supprimer.

• Ou bien cliquez sur l’onglet avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer
• L’onglet et tous ces groupes qu’ils contiennent seront supprimés.
• Pour supprimer un groupe particulier de votre nouvel Onglet, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer.

Attention !

Vous ne pouvez pas supprimer les onglets par défauts d' Excel.

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Personnaliser la barre d'outils Accès rapide

Nous avons parlé, mais rapidement, de la barre d’outils Accès rapide dans cette formation Excel, et plus précisément dans l’article : Explication des éléments essentiels de l’interface Excel.

Aujourd’hui vous allez découvrir l’utilité de cette barre et comment y ajouter des commandes que vous utilisez beaucoup. Et comment aussi la déplacer ou la réinitialiser à son état par défaut.

A quoi sert la barre d’outils d’accès rapide ?

Vous voyez cette petite barre qui se trouve en dessus du Ruban, c’est la barre d’outils Accès rapide qui est toujours prête à afficher les commandes ou les outils que vous utilisez la plupart du temps.

Par exemple, vous aimez ajouter des boutons : Imprimer, Aperçu, Gras, Triez .. afin de gagner du temps au lieu de se déplacer entre les onglets et les groupes du Ruban pour utiliser ces Boutons.

2 méthodes et une astuce pour ajouter des commandes à la barre d’outils Accès rapide

L’astuce :

Pour ajouter des commandes à la barre d’outils Accès rapide très facilement, vous pouvez opter pour cette technique :

• Repérez dans le Ruban la commande que vous voulez ajouter à cette barre.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette commande.
• Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Ajouter à la barre d’outils Accès rapide.

• La commande est ajoutée maintenant à la barre d’outils Accès rapide.

1^ère méthode : Ajouter des commandes à partir du menu de la barre d’outils Accès rapide

• Cliquez sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide.
• Dans le menu qui s’affiche, cochez une des commandes disponibles : Nouveau ; Ouvrir, Impression rapide, Ordre croissant ; Ordre décroissant …

2^ème méthode : Ajouter des commandes à partir de la bibliothèque des commandes d’Excel

• Cliquez sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide.
• Choisissez Autres commandes

• Dans la boite de dialogue qui s’affiche, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez entre :
• Commandes courantes, c’est-à-dire les plus utilisées généralement.
• Commandes non présentes sur le Ruban : ce sont les commandes que vous ne trouvez pas dans les groupes d’outils du Ruban.
• Toutes les commandes : que contient Excel.
• Ou bien choisissez l’Onglet désiré et sélectionnez après la commande voulue.

• Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter.
• Chaque commande ajoutée prendra sa place en dessous des autres commandes de la barre d’outils Accès rapide.

• Si vous voulez modifier la position de chaque commande sur la barre d’outils Accès rapide, sélectionnez la commande voulue puis cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas.

Note : dans la liste déroulante affichée en dessus de ces commandes ajoutées, vous pouvez choisir d’appliquer cette modification pour le programme Excel par défaut, c’est-à-dire que chaque fois que vous ouvrez Excel, la barre d’outils Accès rapide affiche ces commandes ajoutées.

Ou bien de demander à Excel de n’appliquer ces changements que pour le classeur sur lequel vous travaillez.

• Cliquez enfin sur OK.

Supprimer des commandes de la barre d’outils Accès rapide

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la commande que vous voulez supprimer, puis choisissez Supprimez de la barre d’outils Accès rapide.

Afficher la barre d’outils Accès rapide sous le Ruban

• Au lieu d’avoir la barre d’outils Accès rapide en dessus du Ruban, vous pouvez la déplacer en dessous de ce Ruban.
• Pour ce faire vous avez trois façons à choisir :
• Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’outils Accès rapide, puis cliquez sur Afficher la barre d’outils Accès rapide sous le Ruban.

• Cliquez sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide, puis cliquez sur Afficher la barre d’outils Accès rapide sous le Ruban.

• Et la dernière est un peu long, mais il vaut mieux la mettre dans la tête ! Cliquez donc sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide puis sur Autres commandes, et cochez Afficher la barre d’outils Accès rapide sous le Ruban.

Activer ou désactiver le mode tactile

• Avec Excel 2013 ou Excel 2016, vous pouvez travailler sous Excel en utilisant votre tablette ou Smartphone aisément, grâce à l'option mode tactile d’Excel qui se trouve dans la barre d'outils Accès rapide.
• Cliquez donc sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide, puis cochez l’options Mode tactile/souris.

• Appuyez sur l’icône de main Mode tactile/souris et choisissez Tactile.
• les boutons sont un peu plus éloignés les uns des autres sur l’écran pour vous faciliter leur utilisation.

• Si vous voulez revenir en mode souris, décochez l’option Mode tactile/souris.

Copiez votre barre d’outils Accès rapide personnalisée sur d’autres ordinateurs.

• Après avoir personnalisé votre barre d’outils Accès rapide en y ajoutant vos commandes, vous pouvez dupliquer cette personnalisation sur d’autres programmes Excel installés sur d’autres pc.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d’outils Accès rapide puis choisissez personnaliser la barre d’outils Accès rapide.
• Cliquez maintenant sur Importer/Exporter, puis sur Exporter toutes les personnalisations et sauvegardez le fichier d’export. (Son extension est .ExportedUI) dans une clé USB.

• Ouvrez Excel sur l’autre ordinateur et de la même façon, cliquez sur Importer/Exporter et choisissez Importer un fichier de personnalisation puis sélectionnez le fichier que vous venez de créer.

• Cliquez enfin sur OK.

Réinitialiser la barre d’outils Accès rapide à son état par défaut

Si vous aimez revenir de la barre d’outils Accès rapide à son état initial lors du premier démarrage de Excel, suivez la procédure suivante :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d’outils Accès rapide puis choisissez Personnaliser la barre d’outils Accès rapide.

• Cliquer sur Réinitialiser puis sur Réinitialiser uniquement la barre d’outils Accès rapide.

• Confirmez l’exécution de la réinitialisation.

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