Comment insérer un PDF dans Excel ?

L’article d’aujourd’hui de la formation Excel va vous montrer comment insérer un PDF dans Excel comme pièce jointe pour le partager avec vos amis ou collègues par exemple. N’avez-vous jamais essayé ceci ?

Pourquoi insérer un PDF dans Excel ?

Vous vous demandez certainement, à quoi sert d’insérer un fichier PDF dans un classeur Excel!

Vous pourriez effectuer ce travail par exemple :

• Lorsque vous souhaitez créer un rapport de dépenses et lui attacher  des factures ou des bons d’achats scannés,
• ou si vous voulez créer un classeur Excel dans lequel vous indiquez des infos brèves sur des produits et lui joindre un PDF qui contient plus de détails sur ces produits,
• ou encore, vous collaborez avec vos collègues pour réaliser un catalogue de produits et vous vous faites partager  des infos sur ces produits, comme leurs descriptions et prix, à fin de les finaliser avant la publication du catalogue.

Voici un exemple de ce type de travail organisé sous Excel :

Comment insérer un PDF dans une feuille de calcul Excel ?

• Commencez par ouvrir votre classeur Excel, puis cliquez sur l’onglet Insertion.
• Cliquez ensuite sur la commande Texte, et dans la petite barre qui s’affiche cliquez sur Objet.

• Dans la boite de dialogue Objet qui s’ouvre devant vous, vous voyez que le choix Adobe Acrobat Document est déjà sélectionné, si ce n’est pas le cas cliquez sur ce nom.

Avant de passer à la prochaine étape pour sélectionner votre fichier PDF, Excel vous propose deux options d’affichage de votre fichier PDF dans Excel :

• Si vous laissez l’option « Afficher sous forme d’icône » décochée, Excel insérera l’objet avec un aperçu de la première page du PDF incorporé.

• Si vous cochez « Afficher sous forme d’icône », seule l’icône PDF qui sera affichée.

• Choisissez par exemple d’afficher le PDF sous forme d’icône, puis cliquez sur OK.
• Dans la boite du dialogue qui s’affiche, sélectionnez votre fichier PDF et cliquez sur Ouvrir.

L’objet est inséré et en même temps le fichier PDF est ouvert dans un lecteur PDF (comme Adobe Reader). Fermez-le et restez sur Excel.

Vous pouvez alors déplacer votre objet inséré sur votre feuille de calculer et le redimensionner, comme vous pouvez aussi le fixer dans une cellule. Vous allez voir comment le faire dans ce qui suive.

Renommez le fichier PDF incorporé

Vous pouvez donner un nom plus signifiant à cet objet au lieu d’avoir ce nom « Adobe Acrobat Document ».

• Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’objet et sélectionnez Objet Acrobat Document, puis cliquez sur Convertir…

• Cliquez ensuite sur Changer d’icône…
• Entrez maintenant votre nom souhaité dans la zone Légende.
• Cliquez aussi sur Parcourir pour changer l’icône de l’objet si vous le voulez.

• Validez vos choix en fin.

Vous pouvez également effectuer cette nomination lors de la première étape d’insertion de l'objet.

Fixer le fichier PDF inséré dans une cellule

• Agrandissez la cellule pour contenir votre objet inséré.
• Cliquez avec le bouton droit sur l’objet et choisissez Format d’objet.

• Sélectionnez l’onglet Propriétés, puis cliquez sur l’option Déplacer et dimensionner avec les cellules.
• Validez enfin.

Chaque opération effectuée alors sur la cellule liée, comme filtrer, trier ou masquer, touchera à votre objet aussi.

Modifier votre PDF avant ou après son insertion dans Excel

Vous pouvez modifier votre PDF avant de l’insérer dans Excel, comme vous pouvez aussi le modifier après l’avoir reçu pour le renvoyer à votre tour.

Suivez avec moi ces deux exemples :

Comment modifier le contenu d’un PDF ?

Pour ce faire vous devez disposer d’un logiciel consacré à cet effet, comme par exemple PDFelement que vous pourriez télécharger ici : Essai gratuit.

Ouvrez PDEelement, et cliquez sur Modifier le PDF à partir de son interface d’accueil.

• Sélectionnez ensuite votre fichier PDF.
• Commencez donc à modifier le contenu de votre PDF : cliquez sur le texte à modifier et modifiez-le ou supprimez-le.

• En plus, et à partir de la barre horizontale située en haut, vous pouvez insérer du texte, une image, ou un lien vers un site web, vous pouvez également définir un arrière-plan ou un filigrane pour votre document…

• Effectuez alors vos modifications puis enregistrez votre fichier.

Note : si vous n’arrivez pas à modifier votre fichier PDF, vérifiez bien si vous avez activé l’onglet Modifier et que vous avez cliqué sur la commande Modifier aussi :

Extraire la ou les pages dont vous avez besoin

Si vous ne souhaitez joindre à votre classeur Excel qu’une ou certaines pages de votre fichier PDF, ouvrez ce dernier avec PDFelement et cliquez sur Page.

• Cliquez ensuite sur Extraire.

• Et dans la boite de dialogue qui s’affiche entrez le numéro de la page à extraire puis cliquez sur OK.

• Enregistrez enfin votre nouveau fichier PDF .

Note: Vous pouvez utiliser les virgules et les traits d’union pour extraire le nombre de pages souhaité.

Exemple :

• 2 – 5 : pour extraire les pages 2,3,4et 5
• 4,7,10 : pour extraire les pages 4,7 et 10

Note : n’oubliez d’insérer un nouvel objet dans Excel pour incorporer votre nouveau PDF obtenu.

Partager votre PDF joint à votre classeur Excel

Lorsque vous avez terminé d’incorporer votre PDF dans Excel, enregistrez votre travail et partagez votre fichier Excel par email par exemple. Le destinataire va recevoir votre fichier Excel et pourra ouvrir le PDF joint en choisissant l'une des deux manières suivantes:

• Double-cliquer sur l’icône du PDF.
• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’icône du PDF, puis choisir Objet Acrobat Document et Ouvrir.

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