Grouper des données ou les présenter sous forme de plan et créer des sous-totaux

Utiliser l’option Grouper ou Plan automatique dans Excel rend la lecture de vos données très facile et vous donne la possibilité de ne lire que les sections ou les parties souhaitées de votre tableau. En effet, vous pouvez réduire l’affichage d’une grande liste de données dans votre tableau Excel, par exemple, vous pouvez afficher seulement le total général ou les sous totaux selon chaque catégorie de vos données, et ceci bien sûr en faisant masquer des lignes ou des colonnes de votre tableau.
Dans cet article de la formation Excel, vous allez apprendre à bien utiliser ces options : Grouper ou Plan dans Excel.
Présenter des données sous forme de plan

Créer un plan automatique

La démarche la plus simple pour grouper les données de votre tableau est de créer un plan automatique.
  • Il suffit de cliquer sur une cellule de votre tableau, et de cliquer sur l’onglet Données.
  • Dans cet onglet, et dans le groupe Plan, cliquez sur la flèche accompagnant la commande Grouper.
  • Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Plan Automatique.
Créer un plan automatique


Notez bien que cette commande ne fonctionne que pour des tableaux contenant des formules (par exp : Somme, moyenne…) comme celui utilisé dans cet exemple.

Note : En bas de ces lignes vous trouverez comment grouper des données d’un tableau sans formules.
  • Après avoir cliqué sur Plan Automatique, Excel affiche des crochets pour chaque niveau groupé attachés à des symboles " - " , ainsi que des étiquettes de chiffres comme c’est illustré dans cette image :
Plan automatique créé

  • Cliquez donc sur les symboles"  " et remarquez ce qui se passe :
  • Si vous cliquez sur les symboles qui se trouvent en dessus des colonnes, vous faites masquer des groupes de colonnes.
  • Si vous cliquez sur les symboles qui se trouvent à gauche des lignes, vous faites masquer des groupes de lignes.

Après ces opérations, les symboles deviennent alors des symboles + sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher vos lignes ou colonnes masquées.

Utilisez aussi les symboles Chiffres pour synthétiser vos données.

Utiliser symboles du groupement


Supprimer le plan automatique

  • Si vous aimez revenir à l’affichage normal des données sans qu’elles restent groupées, rendez-vous dans l’onglet Données puis dans le groupe Plan, et cliquez sur la flèche accompagnant la commande Dissocier.
  • Dans la liste qui apparaît cliquez sur Effacer le Plan.
Supprimer le plan automatique


Créer manuellement des groupes de données

Vous pouvez créer jusqu’à 8 niveaux de groupes dans Excel. Pour notre exemple, on va se contenter de créer quelques-uns comme titre d’exemple.
Sélectionnez des lignes à masquer


  • Dans l’onglet Données cliquez cette sur la commande Grouper.
Bouton Grouper

  • Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez lignes puis cliquez sur OK.
Fenêtre Grouper

  • Un crochet apparaît à gauche des lignes sélectionnées avec le symbole
Crochet affiché

  • Cliquez donc sur ce symbole pour masquer les lignes groupées.
  • Suivez la même procédure pour grouper d’autres lignes ou d’autres colonnes aussi.

Dissocier une plage de cellules groupées

  • Nous allons dissocier une seule ligne du groupe créé dans l’exemple précédent.
  • Sélectionnez la ligne souhaitée (Choisissez par exemple la ligne contenant le nom Produit X
Dissocier une ligne

  • Cliquez sur Dissocier.
Dissocier

  • Puis dans la boite de dialogue qui apparaît sélectionnez ligne et cliquez sur OK.
  • Votre ligne est donc extraite de la plage de cellules groupées.
Opération dissocier ligne

  • Et si vous préférez supprimer un groupe crée et laisser les autres pour les utiliser, sélectionnez alors les lignes de ce groupe puis cliquez sur Dissocier puis sur lignes et validez.

Supprimer tout le groupement

  • Pour annuler tout le groupement appliqué à votre tableau et revenir au mode affichage normal des données :
  • Cliquez sur une cellule du tableau.
  • Puis cliquez sur la flèche accompagnant la commande Dissocier.
  • Cliquez enfin sur Effacer le plan.

Créer des groupes avec des sous-totaux

Excel vous permet d’afficher pour chaque groupe créé un sous-total en utilisant la fonction Somme. Vous pouvez aussi afficher d’autres calculs comme la moyenne ou le nombre total des données de chaque groupe, et ceci en utilisant la commande Sous-total.
  • Dans le tableau suivant, nous allons calculer par exemple le total des montants selon chaque Région-Pays.
  • Tout d’abord il faut trier la colonne Région avant d’utiliser la commande Sous-total.
  • Cliquez dons sur une cellule de la colonne Région, et dans l’onglet Données, cliquez sur Trier de A à Z.
Trier données

  • Cliquez maintenant sur la commande Sous-total qui se trouve dans l’onglet Données.
Commande sou-total

  • Dans la boite de dialogue qui apparaît :
    • Sélectionnez la colonne Région dans la section A chaque changement de. C’est-à-dire que si le nom de la région change, Excel insérera un sous-total avant le nouveau nom.
    • Dans la zone Utiliser la fonction, sélectionnez la fonction désirée. Dans notre cas, nous choisissons Somme.
    • Ajouter un sous-total à : sélectionnez Montant, parce que nous voulons calculer la somme des montants de chaque région.
    • Laissez la case Saut de page entre les groupes décochée et cliquez sur OK.
Créer un sous-total

  • Voilà donc chaque région est groupée avec un sous-total en dessous de son groupe. Excel ajoute aussi une ligne Total général tout en bas du tableau.
Sous-totaux et groupes créés


Vous pouvez donc lire facilement le total des montants de chaque région en utilisant les symboles
  • Afficher seulement les détails pour la région Allemagne.
  • Afficher tous les sous-totaux, ainsi que le total Général.
Groupement des sous-totaux



Supprimer les sous-totaux

  • Si vous espérez ne plus afficher les sous-totaux, vous pouvez les supprimer.
  • Cliquez dans le tableau et cliquez sur la commande Sous-total.
  • Dans la boite de dialogue Sous-total, cliquez sur Supprimer tout.
Supprimer sous-totaux

  • Les sous-totaux sont donc supprimés et les groupes créés aussi.


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