Les fonctions Excel : Définition, types et méthodes d’insertion

Dans cet article de la Formation Excel, vous allez découvrir ce qu’est une fonction Excel, les types des fonctions Excel et comment procéder pour insérer une fonction Excel en suivant 5 méthodes. L’article est enrichi d’exemples explicatifs avec un eBook cadeau à télécharger : Fonctions Excel 2016 en PDF.
Les fonctions Excel  2016


Vous avez vu dans l’article Formule Excel, qu’une fonction est une formule prédéfinie par Excel pour effectuer un calcul souhaité.

Et pour mieux expliquer cette définition, prenez l’exemple suivant qui représente une simple facture qu’on veut calculer son montant total.

Exemple de facture simple


  • Commencez donc par sélectionner la cellule D7 qui va afficher le résultat.
  • Tapez le signe égal = pour créer une formule, puis écrivez D3+D4+D5+D6. C’est-à-dire que vous allez calculer la somme des montants que contiennent ces cellules.
Formule simple pour calculer le total



Note : Remarquez que lorsque vous tapez la référence d’une de ces cellules, Excel colorie cette référence et sa cellule d’une même couleur.

  • Tapez enfin Entrée pour valider la formule et obtenir le résultat désiré.
Résultat de la formule addition



Note : Au lieu de taper à la main D3, D4, D5 et D6, vous pouvez les sélectionner une par une.

Sélection des références de cellules dans une formule


Imaginez maintenant que la colonne Total contient plusieurs cellules que vous devez saisir leurs références pour calculer leur somme, ce sera vraiment embarrassant !

La solution donc, consiste à utiliser une formule qui va vous permettre de réduire tout ce travail, de gagner du temps et d’éviter de tomber dans des erreurs à cause des fautes de frappe.

Pour cette raison, Excel fournit de nombreuses fonctions qui répondent aux besoins des utilisateurs, et parmi ces fonctions on trouve la fonction SOMME qui va vous aider dans votre cas.

Voici comment l’utiliser :
  • Dans la cellule D7 tapez = et écrivez Somme puis ouvrez une parenthèse.
  • Sélectionnez les cellules de D3 à D6.
  • Fermez la parenthèse et validez enfin en tapant la touche Entrée.
Insérer fonction Somme



Voilà donc, la fonction SOMME a effectué facilement le même travail de la formule que vous avez tapée préalablement.

Syntaxe ou structure d’une fonction Excel

Revenez à l’exemple précédent et sélectionnez la cellule D7.
La formule que contient cette cellule est affichée dans la barre de formule :
=SOMME(D3 :D6)

Syntaxe de la fonction Somme


Comme vous le voyez, la fonction SOMME est composée des éléments suivants :
  • Le signe égal =
  • Le nom de la fonction : SOMME
  • Une parenthèse ouvrante et une parenthèse fermante.
  • Et une plage de cellules D3 :D6, c’est-à-dire les cellules D3,D4 ,D5, D6.

A partir de cet exemple, vous pouvez alors déduire la syntaxe générale d’une fonction Excel qui s’écrit de cette façon :
=Nom_Fonction(Arguments)

  • Une fonction doit toujours commencer par le signe égal =
  • Nom_Fonction : le nom de la fonction est prédéfini par Excel, vous n’avez donc qu’à le chercher parmi la liste des fonctions que contient la bibliothèque de fonctions Excel. Par exemple :
    • SOMME : qui renvoie la somme des nombres.
    • Abs : qui renvoie la valeur absolue d’un nombre.
    • Etc….

Vous pouvez télécharger : La Liste des fonctions Excel 2016 PDF pour consulter toutes les fonctions Excel triées par ordre alphabétiques.
  • ( ) : Les parenthèses.
  • Arguments : que ce soit un argument ou plusieurs, ce sont des paramètres nécessaires pour exécuter une fonction. Ils peuvent être des références de cellules, des nombres, du texte, des valeurs logiques (vrai ou faux), des tableaux, des dates et peuvent aussi être des formules ou des fonctions par exemple :

=SI(SOMME(D3 :D6)>1000 ;D7*10% ;D7*2%)

Dans cet exemple, nous avons une fonction SI qui contient parmi ses arguments la fonction SOMME.

On dit dans ce cas que la fonction SOMME est imbriquée dans la fonction SI.

Note : On peut avoir jusqu’à 7 nivaux de fonctions imbriquées.

Veuillez remarquer aussi que la fonction SI se compose de trois arguments séparés par des points-virgules :
  1. Argument 1 : SOMME(D3 :D6)>1000 
  2. Argument 2 : D7*10% 
  3. Argument 3 : D7*2%

Comment insérer une fonction Excel ?

Voici 5 méthodes pour ce faire :
Sélectionnez tout d’abord la cellule où vous voulez insérer votre fonction.

Méthode 1

  • Tapez le signe égal =
  • Puis tapez la première lettre du nom de votre fonction, Excel va vous afficher une liste des fonctions commençant par cette lettre.
  • Par exemple pour la fonction MOYENNE, quand vous tapez M, voici la liste qui apparaît :
Insértion d'une fonction excel

  • Vous pouvez donc cliquer sur le nom de la fonction MOYENNE dans la liste, puis entrer ses arguments. Et n’oubliez pas de fermer la parenthèse!

Méthode 2

  • Cliquez sur le bouton Insérer une fonction dans la barre de formule.
Bouton Insérer une fonction

  • Une boîte de dialogue s’affiche.
  • Dans la zone Sélectionnez une fonction cliquez sur le nom de la fonction désirée. 
Boite de dialogue Insérer fonction

  • S’il n’existe pas, allez dans la zone Recherchez une fonction et tapez le nom de votre fonction recherchée ou une phrase descriptive de cette fonction.
    • Par exemple si vous cherchez une fonction qui calcule le nombre de jours ouvrés d’une période définie, tapez nombre jours ouvrés puis cliquez sur Rechercher.
    • Dans la zone Sélectionnez une fonction, sélectionnez votre fonction : NB.JOURS.OUVRES.
Rechercher une fonction


Note : En bas de cette boîte de dialogue, vous avez la possibilité de cliquer sur Aide sur cette fonction pour savoir comment l’utiliser.
  • Cliquez sur OK enfin.

A partir de la boîte de dialogue Insérer une fonction, vous pouvez aussi sélectionner le nom de  la fonction souhaitée en sélectionnant d'abord la catégorie à laquelle elle appartient.
  • Par exemple la fonction ARRONDI appartient à la catégorie Math & trigo.
Choisir type de fonction



  • Lorsque vous cliquez sur OK, Excel affiche une autre boîte où vous allez entrer les arguments de votre fonction choisie:
Insérer Arguments de la fonction



Méthode 3

Sous l’onglet Formules et dans le groupe Bibliothèque de fonctions vous pouvez :
  • Soit cliquer sur Insérer une fonction et suivre les mêmes démarches expliquées dans la Méthode 2.
Insérer fonction à partir de la bibliothèques des fonctions

  • Soit cliquer sur Récentes qui affiche la liste des dernières fonctions utilisées et une commande Insérer une fonction pour insérer une nouvelle fonction.
Insérer les fonctions récentes

  • Soit choisir votre fonction dans l’une des catégories disponibles dans cette bibliothèque.
    • Exemple :
    • Cliquez sur la catégorie Texte et dans la liste qui s’affiche, cliquez sur DEVISE, cette fonction qui permet de convertir un nombre en texte en utilisant le format monétaire.
    • Et dans la boite de dialogue qui apparaît, entrez les arguments nécessaires puis cliquez sur OK.
Utilisation de la fonction Devise



Méthode 4

  • Sous le groupe Accueil et dans le groupe Edition cliquez sur la flèche à côté du symbole de la fonction SOMME pour afficher la liste des fonctions les plus utilisées: Somme, Moyenne, NB, Max, Min
  • Cliquez donc sur celle que vous voulez insérer.
  • Ou bien, cliquez sur Autres fonctions pour chercher la fonction qui ne s'affiche pas dans cette liste et que vous voulez utiliser puis suivez les étapes décrites dans la méthode 2.
Insérer une fonction à partir du groue Edition



Méthode 5

  • Tapez le signe = dans la cellule qui va contenir votre fonction.
  • Dans la zone Nom à gauche de la barre de formule, Excel affiche la liste des dernières fonctions que vous avez utilisées.
  • Sélectionnez donc la fonction souhaitée ou bien cliquez sur Autres fonctions et comme vous l’avez vu dans la Méthode 2, insérez la fonction que vous voulez.
Insérer fonction à partir de la zone Nom de la cellule



Les types de fonctions

Sous l’onglet Formules, Excel regroupe toutes les fonctions qu’il contient et les classe en catégories.

Catégorie des fonctions Excel


Dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, vous trouvez aussi toutes ces catégories dans la liste Sélectionnez une catégorie :

Liste des catégories des fonctions Excel


  • Finances
  • Logique
  • Texte
  • Date & Heure
  • Recherche & Référence
  • Maths & Trigonométrie
  • Statistiques
  • Ingénierie
  • Cube
  • Informations
  • Compatibilité
  • Web
  • Base de donnés


  • Et des fonctions personnalisées qui sont des fonctions que vous avez créées vous-mêmes où vous les avez ajoutées à Excel en installant des compléments.
    • Par exemple, en cliquant sur Insérer une fonction et dans la boîte de dialogue qui apparaît, je clique sur la catégorie Personnalisées.
    • Dans la zone Sélectionnez une fonction apparaissent mes fonctions que j’ai ajoutées.
    • Je choisis alors la fonction ConvNumberLetter qui me permet de convertir un nombre en lettres.
    • Dans la fenêtre Arguments de la fonction, et dans la zone Nombre je sélectionne la cellule qui contient le nombre à convertir.
Insérer fonction convertir nombre en lettres

    • Si c’est un nombre monétaire, je précise la devise en tapant par exemple 1 pour l’Euro.
    • Je clique sur Ok et voici le résultat obtenu.

    Convertir un nombre monétaire en lettres



    Ceci donc est une vue générale sur les fonctions Excel, dans les prochains articles, je vais vous sélectionner des exemples de fonctions et vous expliquer comment les utiliser.

    Ordre de priorité des opérateurs utilisés dans une formule Excel

    L'article d'aujourd'hui de cette formation Excel va vous montrer comment Excel traite les opérations dans une formule complexe qui contient plusieurs opérateurs en respectant l'ordre de priorité de ces opérateurs.
    Ordre de priorité des opérateurs utilisés dans une formule Excel

    Lorsque vous créez une formule simple, vous n’aurez pas de problème de calcul puisqu’elle contient un seul opérateur.

    Au contraire, une formule complexe qui contient plus qu’un opérateur doit respecter un ordre spécifique dans l’exécution des opérations qu’elle contient.

    Quels sont les opérateurs utilisés dans une formule Excel ?


    Ils sont de quatre catégories :
    1. Opérateurs arithmétiques.
    2. Opérateurs de références
    3. Opérateurs de comparaison.
    4. Opérateurs de concaténation de texte.

    Voici les listes de ces opérateurs avec leurs significations :

    Les opérateurs arithmétiques :

    +
    Addition
    -
    Soustraction ou négation
    *
    Multiplication
    /
    Division
    %
    Pourcentage
    ^
    Exposant

    Les opérateurs de références :

    :
    Plage de cellules
    ;
    Union de cellules
    (Espace )
    Intersection de cellules

    Les opérateurs de comparaisons :

    =
    Égal à
    < 
    Inférieur à
    > 
    Supérieur à
    <=
    Inférieur ou égal à
    >=
    Supérieur ou égal à
    <> 
    Différent de

    Les opérateurs de concaténation de texte:

    &
    Concatène deux valeurs

    Ordre de priorité des opérateurs


    Si vous tapez la formule suivante =6+4*3 Excel va vous afficher le résultat : 18, car il effectue la multiplication avant l’addition.

    Alors que vous, vous aimez que Excel effectue l’addition 6+4 puis multiplie la somme par 3. Pour cela vous devez utiliser des parenthèses pour isoler l’opération d’addition qui sera exécutée en premier. Votre formule sera donc écrite comme ça =(6+4)*3 pour avoir le résultat 30.

    Excel effectue donc les opérations selon l’ordre de priorité illustré dans le tableau suivant, mais à condition que votre formule ne contienne pas de parenthèses.

    L’utilisation des parenthèses oblige Excel à exécuter l’opération qu’elles groupent en premier.

    Ordre
    Opérateur
    Signification
    1
    :
    (espace)
    ;
    Opérateurs de référence.
    2
    -
    Négation (-2)
    3
    %
    Pourcentage
    4
    ^
    Exposant
    5
    * et /
    Multiplication et Division
    6
    + et -
    Addition et Soustraction
    7
    &
    Concaténation
    8
    =
    <   >
    <=
    >=
    <> 
    Opérateurs de comparaison.

    Vous remarquez que l’opérateur de multiplication et l’opérateur de division ont la même priorité, dans ce cas Excel traite l’opération de gauche à droite.

    La même chose aussi pour les opérateurs d’addition et de soustraction.

    Voyons maintenant quelques exemples qui nous montreront comment se déroulent les choses sous Excel :

    Exemple 1

    =40-5*4/2

    Dans cet exemple nous avons trois opérateurs : - , * et /, et d’après le tableau précédent l’opérateur * et l’opérateur / ont la priorité sur l’opérateur  .

    En plus les deux opérateurs * et / ont la même priorité, alors l’opération sera exécutée de gauche à droite.
    1. Excel donc calcule 5*4 en premier, ce qui donne 20
    2. Puis va diviser 20 par 2, pour obtenir 10
    3. Et enfin, il effectue la soustraction 40-10
    4. Le résultat final est 30

    Ordre de priorité des opérateurs - exemple 1

    Voici l'exemple sous Excel :

    Formule excel avec ordre de priorité des oprérateurs


    Exemple 2

    =15+57/3-4*8

    Le calcul s’effectuera en suivant les étapes suivantes et en respectant la règle de gauche à droite:

    1. Excel va calculer 57/3=19 : l’opérateur de division a la priorité dans ce cas.
    2. 4*8=32 : l’opérateur * a la même priorité que l’opérateur / et sera traité en deuxième étape parce qu’il est venu à droite de l’opérateur /.
    3. 15+19=34 : Excel effectue ensuite l’addition car son opérateur est placé avant l’opérateur de soustraction.
    4. 34-32=2 : enfin Excel effectue l’opération de soustraction.

    Ordre d'exécution de la formule


    Voici l'exemple sous Excel :

    Exécution de quatre opérateurs dans une formule excel


    Exemple 3

    =74-5*3^2

    Selon le tableau d’ordre de priorité, les opérateurs de cette formule seront traités dans l’ordre suivant : ^ à * à -

    1. 3^2=9
    2. 5*9=45
    3. 74-45=29
    4. Le résultat est donc 29

    Opératuer exposant prend la priorité


    Voici l'exemple sous Excel :


    Utilisation de l'exposant dans une formule

    Utilisation des parenthèses

    Prenons le dernier exemple.
    Nous allons ajouter des parenthèses pour écrire la formule comme ça
    =(74-5)*(3^2)

    Excel va donc traiter les deux opérations qui sont entre parenthèses puis il va multiplier les deux résultats :

    1. 74-5=69
    2. 3^2=9
    3. En fin 69*9=621

    Priorité des parenthèses dans l'exécution d'une formule


    Voici l'exemple sous Excel :

    Utilisation des parenthèses dans la formule excel


    Un autre exemple :

    =12+((6*4)^2)

    Dans cet exemple nous avons utilisé deux paires de parenthèses. Excel traitera alors les opérations de l’intérieur vers l’extérieur.

    1. En premier il calculera 6*4 qui donnera 24
    2. Puis 24^2 qui donnera 576
    3. Enfin il effectuera l’addition 12+576=588

    Ordre de priorité en utilisant plusieurs parenthèses


    Voici l'exemple sous Excel :

    Parenthèses imbriquées dans une formule excel


    Note : lorsque vous utilisez des parenthèses imbriquées, c’est-à-dire plus qu’une paire de parenthèses comme dans le cas précédent, faites attention car vous devez s’assurer que le nombre de parenthèses ouvrantes est équivalent au nombre de parenthèses fermantes.

    Excel, et s’il détectera une telle erreur ; il va vous avertir et même vous guider à corriger votre erreur.

    Erreur de saisie de parenthèses dans une formule



    Note : dans les exemples présentés en dessus, nous avons traité des opérations en utilisant des valeurs constantes, vous pouvez aussi utiliser des références de cellules dans vos formules. (voir créer une formule simple en utilisant des valeurs constantes etdes références de cellules)

    Créer une formule simple contenant des constantes ou des références de cellules

    L’article présent de la formation Excel va vous montrer commet créer une formule simple dans Excel en utilisant des valeurs constantes ou des références de cellules de la même feuille active ou d’une autre feuille ou classeur. Vous allez découvrir aussi l’utilité d’utiliser des références de cellules dans une formule.
    Créer une formule simple contenant des constantes ou des références de cellules

    Créer une formule simple

    La formule suivante =25+37 est une formule simple, parce qu’elle contient un seul opérateur mathématique le signe +.
    Si vous utilisez plus qu’un opérateur, on dit que c’est une formule complexe. Par exemple =30+84*5

    Comment créer une formule simple ?

    Pour créer une formule et comme vous l’avez vu dans la leçon Formule Excel, vous devez commencer par taper le signe = suivi de votre équation 25+37 puis valider en appuyant sur Entrée.

    Excel affichera donc le résultat de calcul.

    Formule Excel simple


    Voici quelques exemples de formules simples utilisant différents opérateurs arithmétiques :

    =361+95
    =182-46
    =20*30
    =400/50
    =10^3
    Opérateur d’addition +
    Opérateur de soustraction
    Opérateur de multiplication *
    Opérateur de division /
    Opérateur exposant ^

    Dans tous ces exemples, vous remarquez que nous avons utilisé des valeurs constantes. Nous pouvons aussi utiliser des références de cellules à la place de ces valeurs.

    Utiliser des références de cellules de la feuille active dans une formule simple

    Dans cet exemple, nous voulons calculer le prix total en multipliant le prix unitaire par la quantité vendue.

    Formule simple utilisant des canstantes


    Vous pouvez par exemple écrire dans la cellule D2 qui va afficher le résultat : =15*13.25

    Ce qui donnera 198.75

    Cependant, si vous modifiez la valeur prix unitaire ou quantité, vous devez aussi modifier votre formule en tapant les nouvelles valeurs pour obtenir le bon résultat.

    Alors, pour que votre formule s’actualise automatiquement à chaque fois que vous modifiez les valeurs du prix unitaires ou quantité, saisissez les références des cellules contenant ces valeurs dans votre formule.

    Regardez la formule suivante :
    =B2*C2

    Utiliser des références de cellules dans une formule

    • B2 : est la référence de la cellule contenant la valeur quantité.
    • C2 : est la référence de la cellule contenant la valeur Prix unitaire.

    Essayez maintenant de modifier l’une de ces valeurs.

    Vous verrez que le résultat change automatiquement.

    Formule actualisée automatiquement


    Un autre avantage de l’utilisation des références de cellules dans la formule, c’est que vous pouvez recopier votre formule dans les autres cellules au lieu de la saisir à tout moment et Excel vous affichera le bon résultat désiré.
    • Cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule contenant la formule à copier et maintenez le clic, puis faites glisser jusqu’à l’endroit souhaité.
    • Relâchez le clic
    Copier une formule

    Ajustement des références dans une formule collée

    • Oui, c’est ça ! Excel ajuste automatiquement les références contenues dans la formule collée car il s’agit des références relatives.

    Utiliser les références des cellules se trouvant dans une autre feuille de calcul

    Dans l’exemple suivant nous avons calculé le total des deux factures : Facture 1 qui se trouve dans la feuille 1 et Facture 2 qui se trouve dans la feuille 2.

    Le résultat est affiché dans la cellule A2 de la feuille 3.

    Voici la procédure illustrée dans l’image suivante :

    Utiliser références de cellules de feuille diférente


    Remarquez que Excel affiche en premier le nom de la feuille suivi d’un point d’exclamation puis de la référence de la cellule.

    Si vous modifiez le nom de la feuille 1 ou de la feuille 2, Excel actualise automatiquement la formule en adoptant le nouveau nom.

    Ajustement de nom de feuille modifié dans une formule


    Ainsi, si le total d’une de ces factures est modifié, le total général des deux factures sera actualisé.

    Utiliser les références des cellules se trouvant dans un classeur Excel différent

    Vous pouvez aussi créer votre formule en utilisant des références se trouvant dans un autre classeur.
    Voici comment faire par exemple pour calculer le montant TTC du montant total des deux factures utilisé dans l’exemple précédent :
    • Ouvrez les deux classeurs, le classeur où vous allez calculer le Montant TTC et le classeur qui contient le Montant total des deux factures.
    • Tapez = dans la cellule qui va afficher le résultat.
    • Cliquez sur l’autre classeur et sélectionnez la cellule contenant le total des deux factures.
    • Tapez * puis 1.2 et validez enfin. (On considère que la TVA est de 20%)
    Regardez maintenant la référence utilisée dans la formule :

    Référence d'une cellule d'unautre classeur utilisé dans une formule



    Excel utilise le nom du classeur entre deux crochets suivi du nom de la feuille et d’un point d’exclamation puis de la référence absolue de la cellule.

    Si vous modifiez donc la valeur de la cellule Total des deux factures, Excel actualise automatiquement votre formule.

    Note : si vous fermez le classeur contenant la référence utilisée dans la formule, Excel affiche le chemin complet de l’emplacement du classeur, et le résultat reste intact.

    Chemin du classeur excel


    Modifier une formule

    Pour modifier la formule que vous avez créée, procédez en choisissant l'une de ces deux méthodes :
    • Double cliquez sur la cellule contenant votre formule et modifiez-la puis tapez Entrée enfin.
    • Sélectionnez la cellule contenant votre formule puis dans la barre de formule, modifiez ce que vous désirez, et tapez Entrée ou cliquez sur le bouton Entrer.
    Modifier une formule


    Note : Si vous voulez annuler ce que vous venez de modifier dans votre formule et avant de taper Entrée, appuyez sur Echap.