Utilisez des Graphiques Secteur et Anneau dans Excel et intégrez-les dans des Tableaux de Bord et Power BI

Dans le monde actuel de l'analyse de données, savoir présenter des informations de manière claire et percutante est essentiel. Les graphiques ne sont pas simplement des images visuelles ; ils sont des outils puissants qui aident à raconter une histoire avec des données. Parmi ces outils, les graphiques Secteur (ou Camembert) et Anneau (ou Donut) sont particulièrement efficaces pour illustrer la répartition des données et identifier des tendances en un coup d'œil.

Ce cours a pour but de vous familiariser avec l'utilisation de ces graphiques dans Excel, mais aussi de vous montrer comment les intégrer efficacement dans des tableaux de bord et des graphiques croisés dynamiques pour enrichir vos rapports. Nous allons également explorer l'utilisation de ces graphiques dans Power BI, un outil de visualisation de données de plus en plus incontournable pour les professionnels de la donnée.

1.Introduction aux Graphiques Secteur et Anneau :

- Graphique Secteur (Camembert) : Ce type de graphique est idéal pour représenter la répartition d'une seule série de données en parts d'un tout. Il est très utilisé pour montrer la contribution de chaque catégorie à un total.

- Graphique Anneau (Donut) : Similaire au graphique secteur, mais avec un espace vide au centre, ce qui permet de comparer plusieurs séries de données tout en conservant une vue circulaire.

 

2. Comment Créer des Graphiques Secteur et Anneau dans Excel :

Étape 1 : Préparer les Données

Dans l’exemple ci-dessous, j’ai créé un tableau de ventes des produits informatiques en 2022 et en 2023. Por commencer, téléchargez le fichier en cliquant ici et ouvrez-le puis suivez avec moi les étapes suivantes :

 

Étape 2 : Sélectionner les Données

Sélectionnez les données à inclure dans le graphique. Dans notre cas, nous allons commencer par sélectionner les deux colonnes « Produit » «et « Ventes 2022 »

Étape 3 : Insérer le Graphique

Allez dans l'onglet "Insertion" puis choisissez premièrement "GraphiqueSecteur"

Étape 4 : Personnaliser le Graphique

Lorsque vous avez inséré votre graphique, Excel applique une mise en forme par défaut que vous pouvez modifier par la suite, par exemple, vous pouvez changer les couleurs, ajouter des étiquettes de données, modifier les styles de graphique, etc...

- Changer les couleurs et styles pour améliorer la lisibilité.

Cliquez sur le graphique pour le sélectionner, puis dans l’onglet Création de graphique qui apparait, sélectionnez un style de graphique dans le groupe « Styles du graphique », par exemple, choisissez le Style 11.

Cliquez cette fois sur Modifier les couleurs, et optez pour le choix qui vous plait. Dans mon cas, j'ai utilisé une des palettes monochromes proposées. Cela peut donner un look professionnel.

- Ajouter des étiquettes de données avec des valeurs ou des pourcentages

En gardant le graphique Secteur sélectionné, cliquez sur le grand signe + puis cliquez sur la flèche accompagnant l’option Etiquette de données et choisissez par exemple Légende de données et Bord extérieur.

Cliquez ensuite sur Autres options.

Dans le volet qui s’affiche sur le côté droit et dans la liste Options d’étiquettes faites vos choix. Par exemple, vous pouvez choisir d’afficher Nom de la catégorie et Valeur. Si vous préférez afficher le pourcentage, cochez sa case.

Testez également les autres options de mise en forme.

Cliquez maintenant sur le titre du graphique et dans la barre de formule tapez un titre convenable. Passez ensuite au volet de mise en forme du titre et sélectionnez les options de mise en forme que vous souhaitez lui appliquer.

Sélectionnez la Légende et mettez-la en forme ou masquez-la comme c’est illustré dans l’image suivante :

-Utiliser des segments explosés pour mettre en évidence une partie particulière du graphique

Cliquez sur le segment souhaité puis faites-le glisser loin du centre du graphique. Cela va "exploser" ou décaler ce segment par rapport aux autres.

Insérer le graphique Anneau

Pour insérer le graphique Anneau dans Excel, commencez par sélectionner cette fois les valeurs des deux colonnes « Produit » et « Ventes 2023 » puis choisissez GraphiqueAnneau sous l’onglet Insertion.

Personnalisez le graphique en suivant les mêmes étapes de la mise en forme du graphique Secteur.

4. Utilité des Graphiques Secteur et Anneau dans des Tableaux de Bord :

Vous voyez sans doute que les graphiques sont plus utilisés dans les tableaux de bord, et parmi eux vous trouvez nos deux graphiques Secteur et Anneau. Voici deux des utilités de leur utilisation pour les tableaux de bord :

- Visualisation des Données Clés : Utiliser ces graphiques aide à visualiser les proportions, comme la répartition des ventes par région, la part de marché, etc.

- Tableaux de Bord Interactifs : Intégrer ces graphiques dans des tableaux de bord permet de fournir une vue d'ensemble des données clés et faciliter la prise de décision.

5. Utilisez le graphique Secteur et Anneau en tant que Graphiques Croisés Dynamiques :

Pour intégrer donc un Graphique Secteur ou Anneau dans un tableau bord, nous allons utiliser des graphiques croisés dynamiques.

Commencez tout d’abord par télécharger ce fichier Excel en cliquant ici et ouvrez-le.

- Créer un Tableau Croisé Dynamique :

Dans un premier lieu, vous allez créer un tableau croisé dynamique qui servira de base pour la création des deux graphiques Secteur et Anneau.

Sélectionnez une cellule du tableau des ventes puis cliquer sur Insertion puis sur Tableau croisé dynamique.

Laissez l’option Dans une nouvelle feuille activée puis cliquez sur OK.

Cochez les cases des deux champs : Région et Montant de ventes pour synthétiser les montants de ventes par région.

Dans le Tableau croisé dynamique obtenu, cliquez avec le bouton droit sur une valeur de la colonne « Somme des montants de ventes » puis choisissez Format de nombre. 

Sélectionnez Monétaire dans la fenêtre qui s’affiche et mettez 0 pour le nombre de décimal, et validez enfin.

- Ajouter un Graphique Secteur ou Anneau :

Vous allez maintenant passer à l’ajout du graphique croisé dynamique pour afficher le total des ventes en 2022 par région et un autre pour l’année 2023.

Mais avant d’y procéder, placez en premier lieu le champ Date dans la zone Filtre. Vous remarquez qu’Excel ajoute d’autres champs des années, des mois et des trimestres.

Laissez seulement la case des années activée. Et puis filtrez le champ ajouté en sélectionnant l’année 2022.

Cliquez à présent sur l’onglet Analyse du Tableau croisé dynamique puis sur Graphique croisé dynamique.

Dans la liste de gauche, cliquez sur Secteur puis choisissez Anneau (ou Secteur)

Mettez en forme le graphique inséré et modifiez son titre comme vous l’avez fait dans la section en haut.

A fin d’insérer un deuxième graphique pour les ventes de l’année 2023 par région, vous devez ajouter un deuxième Tableau croisé dynamique similaire au précédent, pour cela copiez seulement le premier Tableau croisé dynamique et choisissez cette fois 2023 dans la liste de filtrage d’année.

Insérez alors le graphique Secteur ou Anneau puis appliquez lui une mise en forme de votre choix et donnez-lui un titre expressif.

Voilà ces deux exemples peuvent maintenant être utilisés dans votre tableau de bord.

Note : Mes deux graphiques ne comportent pas de boutons de filtrage car j’ai désactivé leur affichage en cliquant sur Boutons de champs sous l’onglet Analyse des graphiques pivotant.

Vous pouvez ajouter d'autres graphiques Secteur ou Anneau pour analyser différentes données de votre tableau, comme visualiser la quantité de produits vendus par année et par région.

Voici un exemple dans lequel j'ai déplacé mes quatre graphiques Secteur et Anneau dans une nouvelle feuille (couper-coller) pour créer un petit tableau de bord. Ces graphiques sont liés chacun à son tableau croisé dynamique dans une autre feuille.

6. Intégrez les graphiques Secteur et Anneau avec Power BI :

Représenter visuellement les données récapitulatives en utilisant les graphiques Secteur et Anneau est une tâche que vous pouvez faire aisément à travers Power BI.

Power BI est un outil développé par Microsoft qui permet de visualiser des données, de créer des tableaux de bord interactifs, et de générer des rapports à partir de diverses sources de données. Il aide les utilisateurs à analyser les données de manière efficace en offrant des visualisations claires et des fonctionnalités de partage collaboratif.

Télécharger Power BI

Si vous ne disposez pas encore de l’outil Power BI Desktop, cliquez sur ce lien pour le télécharger gratuitement. Télécharger Power BI

Après avoir installé Power BI Desktop, ouvrez-le et cliquez sur Classeur Excel puis sélectionner votre fichier Excel que vous avez téléchargé précédemment, et cliquez enfin sur Ouvrir.

Dans la fenêtre Navigateur, cochez la case de la feuille Ventes par région puis cliquez sur Charger.

Dans le volet Données qui se trouve à votre droite, développez la liste  « Ventes par région » pour afficher les champs constituant votre tableau Ventes par Région.

Dans le volet Visualisations, cliquez sur Graphique en Secteur :

        

            Faites glisser ensuite le champ Région vers la zone Légende, et le champ Montant des ventes vers la zone Valeur.

        

Cliquez maintenant sur une zone vide dans le rapport, puis cliquez sur Graphie en anneau dans le volet Visualisations.

Cochez cette fois la case du champ Région et Quantité de ventes.

Les deux graphiques Secteur et Anneau affichent respectivement le total global des ventes et des quantités de produits vendus en 2022 et 2023, mais si vous voulez filtrer ces données selon les années , développez le champ Date de ventes puis Hiérarchie de dates et faites glissez le champ Année vers la zone Filtres dans cette page dans le volet Filtres.

Cliquez sur la liste déroulante Type de filtre et sélectionnez Filtre de base puis choisissez 2022.

Le filtre s’applique aux deux graphiques simultanément.

Pour mettre en forme les deux graphiques, sélectionnez à chaque fois le graphique souhaité puis cliquez sur le bouton Mettre en forme ce visuel dans le volet Visualisations et profitez des options disponibles (couleur, titre…)

Vous pouvez aussi appliquer un thème qui mettra en forme rapidement tous les éléments de votre rapport. Pour cela, cliquez sur l’onglet Afficher puis choisissez le thème qui vous plait dans la partie Thème.

Vous avez également la possibilité de déplacer et de redimensionner les visuels (graphiques) ajoutés.

Bravo! Vous avez donc réussi à réaliser plusieurs tâches dans ce cours, allant de la création simple de graphiques secteur et anneau dans Excel à leur intégration dans des tableaux de bord dynamiques et interactifs, ainsi qu'à leur utilisation dans Power BI. Ces outils de visualisation permettent de transformer des données brutes en informations compréhensibles et percutantes, facilitant ainsi la prise de décision basée sur des données.

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Partager un fichier Excel en ligne

Vous avez deux méthodes à suivre pour partager votre fichier Excel avec vos collaborateurs : soit vous le partagez en le joignant à un email, soit vous le placez sur le web et vous invitez vos amis ou membres de votre équipe à travailler ensemble sur ce fichier. Cette dernière s’avère la plus importante surtout avec l’émergence ces dernières années du télétravail.

Suivez avec moi l’explication de ces deux méthodes de partage à travers les lignes qui suivent, et profitez de plus d'un cadeau à télécharger gratuitement tout en bas de cet article :

1. La méthode simple de partage

a. Envoyez votre classeur par courrier électronique

- Connectez-vous à votre boite e-mail, puis créez un nouveau message, et cliquez ensuite sur Joindre un fichier.

- Dans la boite de dialogue qui s’ouvre devant vous, parcourez les dossiers de votre pc jusqu’à ce que vous localisiez votre fichier à partager.

- Sélectionnez-le puis cliquez sur Ouvrir ou bien double-cliquez sur son nom.

- Attendez que le chargement du fichier soit terminé.

- Cliquez enfin sur Envoyer.

b. Partagez le lien de stockage de votre fichier Excel

Si vous avez enregistré votre fichier dans un espace de stockage en ligne tel que : OneDrive, Google Drive, Dropbox ou Mega…., ces genres de services vous fournissent un lien (adresse web URL) de partage, copiez ce lien puis collez-le dans le corps de votre message puis cliquez sur Envoyer.

Lorsque le destinataire reçoit ce lien et clique dessus, il téléchargera le classeur partagé.

2. La co-édition

Utilisez l’outil de partage de l’application Excel

Excel vous permet de partager le classeur sur lequel vous travaillez en cours et ceci en vous fournissant un bouton de partage qui se trouve dans le coin supérieur droit.

Mais pour pouvoir effectuer cette opération, vous devez être abonné à office 365.

Commencez le partage :

Connectez-vous à votre compte Office 365 en cliquant sur Connexion, puis entrez vos données nécessaires.

Cliquez ensuite sur Partager.

• Si votre classeur est sauvegardé sur votre pc, vous serez appelé à l’enregistrer dans OneDrive, Excel vous affichera un message vous demandant de le faire premièrement avant de passer à l’utilisation des options de partage qui vont suivre.

• Si vous avez ouvert le classeur à partir de OneDrive vous serez dirigé directement aux étapes de partage.

Note : je vous suggère de commencer au préalable par enregistrer une copie de votre fichier Excel sur OneDrive avant de procéder au partage.

Utilisez les options de partage sous Excel

Dans la fenêtre Paramètres du lien, Excel affiche par défaut la première option : Toute personne disposant du lien peut modifier le contenu.

Dans la zone Entrez un nom ou une adresse email, spécifiez avec qui vous voulez partager votre classeur en saisissant son nom ou son adresse email.

Ajouter un message : cette option est facultative, mais vous pouvez l’utiliser pour lier un petit mot descriptif à votre lien de partage.

Cliquez sur Envoyer lorsque vous aurez terminé.

Le destinataire recevra ensuite un message dans sa boite e-mail l’invitant à ouvrir le fichier partagé.

Remarque :

Après avoir partagé le lien du fichier, le destinataire pourra y accéder et modifier son contenu, et vous serez automatiquement informé par email de la part du service OneDrive. Vous pourriez aussi l'utiliser vous deux au même moment.

Cette possibilité de modifier le fichier Excel partagé est un paramètre de partage défini par défaut, mais vous pourriez le modifier pour limiter l’utilisation de votre fichier Excel à la consultation uniquement si vous le désiriez.

Dans la fenêtre Paramètres du lien, cliquez sur Toute personne disposant du lien peut modifier le contenu.

La fenêtre s’étend verticalement pour afficher d’autres options.

Sous Autres paramètres, vous avez :

• Peut modifier : sélectionné par défaut, il indique que les utilisateurs qui recevront votre classeur pourront le modifier.

• Consultation possible : ce paramètre vous permet de rendre votre classeur Excel disponible en lecture seulement. En le choisissant, Excel vous fournit quelques options d'autorisations d'accès  à définir pour ce choix :

• Définir la date d’expiration du lien qui va mettre fin à l’accès autorisé à votre fichier.

• Définir le mot de passe pour protéger votre fichier et ne donner la permission d’y accéder qu’à ceux qui disposent de ce mot de passe.

• Bloquer le téléchargement : cette option reste désactivée et le téléchargement demeure permis tant que la modification est autorisée. Pour activer cette option et bloquer le téléchargement choisissez l’option : Consultation possible.

Une fois vous avez terminé de paramétrer les autorisations d’accès à votre fichier Excel, cliquez sur Appliquer.

Après avoir donc choisi d'interdire la modification, vous verrez que l’option Toute personne disposant du lien peut modifier le contenu est remplacé par Toute personne disposant du lien peut consulter le contenu.

Spécifiez les personnes avec qui partager votre classeur

Cliquez sur Toute personne disposant du lien.

Choisissez dans la liste, les personnes spécifiques avec qui vous voulez partager votre lien :

• Les personnes au sein de votre organisation : votre lien sera accédé uniquement par les membres de votre organisation qui possèdent un compte office 365. Ce lien ne fonctionnera pas pour les externes.

• Les personnes ayant déjà l’accès : si vous avez déjà partagé votre fichier Excel avec des personnes, il sera très facile de repartager avec eux votre lien.

• Des personnes spécifiques : qui pourraient être des personnes externes à votre organisation (amis, proches ou autres).

Lorsque vous avez sélectionné le type des personnes souhaité et après avoir défini les autorisations voulues, cliquez sur Appliquer.

Saisissez ensuite les e-mails des personnes avec qui vous voulez partager le fichier Excel puis cliquez sur Envoyer.

Attention !

Si vous avez envoyé le lien à des personnes externes, il se peut que votre organisation interdise l’accès au fichier pour le modifier ou le télécharger, ils auront uniquement le droit de le consulter.

Utilisez Outlook

Dans mon cas j’ai un compte professionnel office 365, je peux choisir de passer par Outlook pour partager le lien du ficher Excel.

Si vous êtes dans le même cas ou si Excel vous affiche un bouton portant le nom d’un autre service de messagerie installé sur votre pc que vous utilisiez, cliquez sur lui.

Votre logiciel de messagerie se lance et un nouveau message est créé automatiquement contenant le lien du classeur partagé.

Complétez les données de votre message, en saisissant l’adresse ou les adresses email de vos destinataires.

Cliquez également sur envoyer une copie soit sous forme d’Excel ou de PDF

Pareillement à l’utilisation du lien de partage, un message électronique sera créé automatiquement contenant cette fois une copie de votre classeur.

Complétez les données nécessaires puis cliquez sur Envoyer.

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Comment créer une alerte d'anniversaire ?

Voyons dans ce cours comment faire pour créer une alerte d’anniversaire ou un rappel d’anniversaire. Ça peut fonctionner également pour une date d’échéance.

Je vais commencer premièrement par vous montrer comment faire pour afficher un message de « Joyeux anniversaire » par exemple en utilisant une formule puis comment mettre en évidence la ligne correspondant à cet anniversaire. Dans un second lieu, vous allez voir comment créer une alerte 7 jours avant l’arrivée de la date d’anniversaire.

Créer une alerte le jour de l’anniversaire

Créer un rappel d’anniversaire à l’aide d’une formule

À partir de ce tableau, je veux afficher un message tel que « Joyeux anniversaire » devant le prénom de la personne dont l’anniversaire est arrivé.

Pour avoir ce résultat, deux conditions doivent être respectées : le jour et le mois de la date de naissance doivent être égaux au jour et au mois de la date d’aujourd’hui.

Et pour traduire ceci en Excel, je vais utiliser les deux fonctions SI et ET de cette façon :

- Si jour(date de naissance) = jour(date d’aujourd’hui) ET mois(date de naissance) = mois(date d’aujourd’hui), Afficher « Joyeux anniversaire », sinon n’afficher rien.

• Je sélectionne alors la première cellule C2 puis je saisis la formule suivante :

=SI(ET(JOUR(B2)=JOUR(AUJOURDHUI());MOIS(B2)=MOIS(AUJOURDHUI()));"Joyeux anniversaire";"")

• Je copie la formule vers le bas, et voici le résultat obtenu en tenant compte que la date d’aujourd’hui est le 05/10/2022

Colorier la ligne d’anniversaire à l’aide de la mise en forme conditionnelle

• Je sélectionne les données de mon tableau puis je clique sur Mise en forme conditionnelle puis sur Nouvelle règle.

• Je choisis la dernière règle dans la liste des types de règle puis j’insère cette formule :

=ET(JOUR($B2)=JOUR(AUJOURDHUI());MOIS($B2)=MOIS(AUJOURDHUI()))

• Ensuite je choisis la couleur de remplissage en cliquant sur le bouton Format

• Je valide enfin.

Et voilà !

Créer une alerte d’anniversaire en fonction d’un délai défini

Supposons que je souhaite colorier la ligne de l’anniversaire que sa date arrivera dans 7 jours qui vont venir.

Pour cela je vais me servir cette fois de la fonction DATEDIF.

Note : j’ai un cours sur la fonction DATEDIF que vous pourriez suivre en cliquant sur ce lien : La fonction DATEDIF

- Je commence tout d’abord par tester ma formule que je vais utiliser :

• Dans la cellule E2 je saisis donc ma formule : =DATEDIF(B2-$F$1;AUJOURDHUI();"Yd")

        - $F$1 contient le nombre de jours restant à l’anniversaire, dans mon cas, c'est 7 jours. Cette cellule est figée car je vais copier la formule vers le bas et je veux garder cette valeur dans toutes les formules copiées.

        - Le paramètre « yd » permet de calculer la différence en jours en ignorant les années.

• Je copie la formule vers le bas.

Si ma formule renvoie 0, une alerte devra être déclenchée.

Par exemple la cellule E9 affiche 0, alors je vais passer à l’utilisation de la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence la ligne 9 de mon tableau comme signe d’alerte d’anniversaire.

• Je fais afficher la boite Nouvelle règle de mise en forme après avoir sélectionné mes données comme vous l’avez suivi précédemment, puis je sélectionne le dernier type de règle.

• J’insère cette formule :

=DATEDIF($B2-$F$1;AUJOURDHUI();"Yd")=0

• Ensuite je sélectionne ma couleur de remplissage et je valide.

Voilà ce que j’ai obtenu (toujours on tient compte qu’aujourd’hui est le 05/10/2022 !):

• Je modifie les dates de naissance pour tester ce travail :

Enfin, si vous souhaitez modifier le délai, vous n’avez qu’à saisir le nombre de jours dans la cellule F1 sans toucher à la formule.

Voilà donc c’est la fin de ce cours, n’hésitez à m’écrire si vous avez des remarques ou des questions dans la zone de commentaire ci-dessous.

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