Les nouveaux formats de fichiers excel : XLSX

Dans cet article de la formation Excel, nous allons parler des nouveaux formats de fichiers Excel (xlsx) et de leurs utilités, et comment Excel se comporte avec les anciens formats (xls). Nous allons voir aussi comment enregistrer un classeur Excel sous des formats différents.

Depuis la version Excel 2007, les extensions des fichiers Excel sont modifiées, et elles sont devenues .xlsx pour un classeur Excel normal.

Ouvrez votre classeur et regardez dans la barre de titre comment est écrit le nom de votre classeur :

S’il n’est pas suivi par .xlsx , c’est que l’affichage des extensions est désactivé dans votre système d’exploitation.

• Pour afficher donc ces extensions dans Windows, ouvrez la fenêtre Ordinateur ou Mon-PC.
• Cliquez sur Organiser puis sur Options des dossiers et de recherche

• Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Affichage.
• Dans la liste des paramètres avancés, décochez l’option : Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu.

• Validez et vérifiez de nouveau le titre de votre classeur.

Dans les versions antérieures (Excel 97-2003), l’extension d’un fichier classeur est .xls,  et si vous voulez l’ouvrir dans les nouvelles versions, vous ne rencontrerez aucun problème.

Quel est l’intérêt de cette nouvelle extension ?

Les nouveaux formats de fichiers Microsoft office en général sont des formats Open XML basés sur le langage XML qui leurs donne de multiples avantages dont on peut citer les plus importants :

• La taille des fichiers est réduite automatiquement vous permettant donc de gagner plus d’espace sur votre disque dur. En plus, le partage de ces fichiers n’influencera pas sur la bande passante.

Cliquez par exemple avec le bouton droit de la souris sur un classeur Excel xlsx et sur un classeur excel xls et choisissez Propriétés puis observez la taille de chacun de ces deux classeurs.

• Les nouveaux formats de fichiers Excel sont sécurisés, et vous permettent de détecter si un classeur contient des macros ou non. (Les macros sont des codes programmés pour exécuter des tâches qui peuvent être dangereuses pour votre pc).

Quand vous ouvrez un classeur Excel qui prend en charge des macros, Excel désactive l’exécution de ces macros et vous affiche un message d’avertissement sous forme d’une bande jaune.

Si vous avez obtenu ce classeur d’une source fiable vous pouvez donc activer ces macros.

Un classeur contenant des macros a une extension .xlsm à la différence d’un classeur normal .xlsx.

• Si par exemple un composant d’un classeur est endommagé (graphique, image) vous pouvez ouvrir quand même ce classeur et continuer à l’utiliser.

Enregistrez un classeur Excel (2007-2016) sous un format xls

Lorsque vous ouvrez un classeur Excel xls, c’est-à-dire appartenant aux versions 97-2003, Excel ajoute l’expression Mode de compatibilité près du titre du classeur.

Vous pouvez utiliser ce classeur et continuer de l’enregistrer sous le même format.

• Et si vous voulez l’enregistrer sous le format xlsx, Cliquez sur Fichier puis Informations.
• Cliquez sur Convertir et validez pour continuer la conversion.

Mais si vous travaillez sur un classeur Excel xlsx et que vous voulez le convertir en xls :

• Cliquez sur le menu Fichier puis sur Enregistrer sous
• Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez Type puis choisissez Classeur 97-2003 (*.xls)
• Cliquez enfin sur enregistrer.

Note : Dans ce cas, vous allez perdre quelques options et fonctionnalités telle que la mise en forme du premier classeur.

Ouvrir un classeur excel 2007, 2010, 2013 ou 2016 dans les versions antérieures

Pour les utilisateurs des versions antérieures à Excel 2007 - 2016, vous pouvez ouvrir les classeurs Excel xlsx en utilisant un convertisseur téléchargeable ici

Après téléchargement, installez le pack de compatibilité et ouvrez vos classeurs xlsx.

Quels sont les autres formats de fichiers utilisés dans  Excel ?

Vous pouvez ouvrir des fichiers texte de type .txt ou .csv, comme vous pouvez enregistrer votre classeur sous ces formats.

Vous pouvez aussi enregistrer un classeur Excel sous un format PDF ou XPS, ou sous forme de page web (.htm/.html).

• La méthode est très simple, cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous.
• Sous Excel 2013 ou 2016, cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement où vous allez sauvegarder votre fichier, et dans la liste Type de fichier, sélectionnez le format souhaité. 

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