Mise en forme conditionnelle - Utilisation des règles prédéfinies

Continuons de parler dans cette formation Excel de la mise en forme conditionnelle et avec ce deuxième article qui va vous montrer comment utiliser les deux groupes d’outils de la mise en forme conditionnelle qui sont : Règles de mise en surbrillance des cellules et Règles des valeurs plus/moins élevées.

Choisissez votre règle puis appliquer la mise en forme

Dans le premier article de la mise en forme conditionnelle, vous avez vu comment appliquer une mise en forme à une plage de cellules en répondant à une règle prédéfinie par Excel.

Mais avec ces deux groupes d’outils, vous n’allez mettre en forme que quelques cellules de votre plage sélectionnée, qui répondent aux critères que vous allez définir à l’aide des opérateurs de comparaison présents dans ces deux groupes.

Appliquer une mise en forme conditionnelle à l’aide des règles de mise en surbrillance des cellules

• Veuillez tout d’abord cliquez sur la commande Mise en forme conditionnelle puis sélectionner Règles de mise en surbrillance des cellules.

• Dans le sous-menu qui apparaît, vous avez une liste d’opérateurs de comparaison que vous pouvez appliquer à des valeurs de type :
• Numérique : Supérieur à, inférieur à, Entre, Egal à et valeurs en doubles
• Texte: Texte qui contient, Egal à
• Date : Une date se produisant et aussi Supérieur à, inférieur à, Entre, Egal à

Appliquer une mise en forme à des cellules contenant des données numériques

Téléchargez ce classeur exemple sur lequel on va travailler : Factures.xlsx

La méthode qui suit peut s’appliquer à des nombres, des nombres monétaires, nombres scientifiques…. 

• Ouvrez alors votre classeur et sélectionnez la plage des cellules contenant les montants TTC.

• Cliquez sur la commande Mise en forme conditionnelle puis sélectionnez Règles de mise en surbrillance des cellules.
• Dans le sous-menu qui apparaît, cliquez sur Supérieur à….

• Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, Excel affiche par défaut un nombre dans la zone d’entrée de valeurs et applique une mise en forme.

• Supprimer donc ce nombre et entrez votre valeur désirée ou bien cliquez sur le bouton Réduire la boîte de dialogue puis sélectionnez un montant de votre plage de cellules.
• Cliquez encore sur le bouton Réduire la boîte de dialogue.

• Dans la zone avec, cliquez sur la flèche pour sélectionner la mise en forme à appliquer ou cliquez sur Format personnalisé pour définir votre mise en forme personnelle.

• La boite de dialogue Format de cellule s’affiche, vous pouvez donc définir taille de police et sa couleur:

 la bordure de la cellule :

et la couleur de remplissage:

• Quand vous aurez terminé, cliquez sur le bouton OK.
• Validez enfin votre choix et remarquez le résultat.

• De la même manière vous pouvez appliquer une mise en forme en utilisant les autres opérateurs : Inférieur à…., Entre…, Egal à …, (A vous de jouer :) !!
• L’opérateur Valeurs en double : vous permet de mettre en forme soit les cellules contenant des valeurs répétées ou les valeurs uniques.

Appliquer une mise en forme à des cellules contenant des données textuelles

• Commencez premièrement par sélectionner la plage de cellules qui contient des valeurs de type texte.

• Cliquez sur la commande Mise en forme conditionnelle puis sélectionnez Règles de mise en surbrillance des cellules, et cliquez sur Texte qui contient…

• De la même façon donc tapez votre critère et choisissez la mise en forme à appliquer.

• Validez enfin.
• Dans la zone de critère, tapez par exemple une seule lettre R, et vous remarquerez que toutes les cellules contenant des noms où se trouve la lettre R, sont mises en forme.

• Vous pouvez utiliser aussi des caractères génériques : * et ?
• Tapez R*S : pour trouver les noms de villes où la lettre R vient avant la lettre S dans l’ordre des lettres.

• Si vous tapez S*R, vous allez voir la différence.
• Tapez maintenant R?, le nom Montpellier sera éliminé de la liste car la lettre R n’est suivie d’aucun caractère.

Appliquer une mise en forme à des cellules contenant des données de type date

• Sélectionnez la plage de cellules contenant des dates puis cliquez sur Une date se produisant …
• Dans la boite de dialogue qui s’affiche, il suffit tout simplement de sélectionner le critère à partir de la liste disponible et de définir la mise en forme à appliquer.

• Et si vous voulez saisir vos dates manuellement, utilisez les opérateurs Supérieur à, Inférieur à, Entre, Égal à…
• Cliquez par exemple sur Entre dans le menu Règles de mise en surbrillance des cellules.

• Dans la boite de dialogue qui s’affiche, entrez la première date et la dernière date puis choisissez la mise en forme à appliquer et validez.

Appliquer une mise en forme conditionnelle à l’aide des Règles des valeurs plus/moins élevées

A partir du groupe Règles des valeurs plus/moins élevées, vous pouvez mettre en forme les cellules contenant par exemple :

10 Valeurs les plus élevées

• Sélectionnez votre plage de cellules puis cliquez sur la commande Mise en forme conditionnelle puis sélectionnez Règles des valeurs plus/moins élevées.
• Dans le sous-menu qui apparaît, cliquez sur 10 Valeurs les plus élevées

• Dans la boite de dialogue qui s’affiche, sélectionnez la mise en forme à appliquer.

• Vous pouvez aussi modifier la valeur 10 par d’autres chiffres, par exemple entrez 5 si vous aimez que les cellules contenant les 5 premières valeurs soient mise en forme.

10% des valeurs les plus élevées

Dans le premier exemple, vous avez défini un nombre des valeurs à choisir, mais dans cet exemple vous allez choisir un taux de valeurs.

• Sélectionnez donc votre plage de cellules puis cliquez sur 10% des valeurs les plus élevées dans le sous-menu Règles des valeurs plus/moins élevées

• Une boîte de dialogue s’affiche comme dans l’exemple précédent.
• Excel affiche par défaut un taux de 10%, que vous pouvez changer en tapant le chiffre désiré (sans ajouter %).

• Choisissez après, la mise en forme à appliquer et validez.

Et pour appliquer les mises en forme aux valeurs les moins élevées, suivez les mêmes démarches précédentes en utilisant cette fois les deux opérateurs : 10 valeurs les moins élevées et 10% des valeurs les moins élevées.

Valeurs supérieurs ou Inférieurs à la moyenne :

Pour ces deux opérateurs, Excel calcule lui-même la moyenne des valeurs sélectionnées puis vous affiche une boite de dialogue pour vous permettre de choisir la mise en forme à appliquer.

Et voilà, nous arrivons à la fin de ce deuxième article sur la mise en forme conditionnelle, il nous reste donc de découvrir comment créer nos propres règles pour appliquer la mise en forme désirée. Rendez-vous au prochain article.

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