Comment utiliser des filtres élaborés ou avancés dans Excel ?

Dans cet article de la formation Excel, vous allez découvrir comment utiliser les filtres avancés ou les filtres élaborés dans Excel, cette fonctionnalité qui englobe tous ce que nous avons vus dans les dernières leçons de filtrage des données, mais cette fois en utilisant des techniques avancées.

Pour essayer de vous éclaircir l’utilisation de ces filtres élaborés, suivez avec moi ces exemples.

Préparez d’abord vos outils de travail

Avant de créer des filtres élaborés, vous allez donc utiliser :

• Un tableau de données que vous voulez filtrer. cliquez ici pour le télécharger Filtres élaborés.xlsx

• L’outil filtre avancé qui se trouve dans le groupe Trier et filtrer sous l’onglet Données.

• Et une zone de critère où vous allez introduire vos critères de filtres.

Au lieu d’utiliser donc la zone de recherche ou les menus de filtres comme nous l’avons déjà vu (Voir Filtres textuels, Filtres numériques et Filtres chronologiques), vous allez utiliser une zone de critères pour entrer vos critères de filtres.

Créer un filtre élaboré simple

Dans l’exemple suivant, vous avez un tableau de données que vous allez filtrer et qui a des étiquettes : Nom, Date de naissance, ville et Mt réalisé.

Au-dessus de ce tableau, laissez quelques lignes vides (par exemple 5 lignes) et copiez collez les mêmes étiquettes de votre tableau. Vous venez donc de créer une zone de critères.

C’est une étape très nécessaire avant de commencer à créer vos filtres élaborés.

Note: Les noms des étiquettes dans la zone de critères doivent être pareilles à celles de votre tableau de données. 

Maintenant, vous allez créer votre premier exemple de filtre élaboré:

• Supposons que vous voulez afficher les noms des vendeurs appartenant à la ville de Paris.
• Sélectionnez la cellule en dessous de l’étiquette Ville dans la zone de critères puis tapez Paris.

• Sélectionnez après, une cellule de votre tableau de données puis cliquez sur la commande Avancé dans le groupe Trier et filtrer sous l’onglet Données.
• La boîte de dialogue Filtre Avancé s’affiche.
• Dans la zone Plages, Excel affiche la référence de votre tableau et vous voyez que ce dernier est sélectionné.

• Si ce n’est pas le cas, cliquez dans la zone Plages et supprimez son contenu puis sélectionnez toutes les cellules de votre tableau.

• Cliquez après dans la zone de critères puis sélectionnez la zone de critères que vous avez créée et en incluant le critère « Paris »

• Voilà, maintenant il ne vous reste qu’à choisir où vous voulez afficher le résultat de cette action :
• Filtrer la liste sur place : c’est-à-dire dans votre tableau.

• Copier vers un autre emplacement : vous allez copier les données filtrées vers une nouvelle plage de cellules ou vers une autre feuille de calcul, et vous remarquerez que l’option Copier dans est activée pour vous permettre de sélectionner votre emplacement souhaité.

• La dernière option Extraire sans doublons, vous permet d’éliminer les lignes en double après avoir appliqué le filtre des données.
• Cliquez enfin sur OK pour afficher le résultat:

• Pour annuler un filtre élaboré, cliquez sur Effacer sous l'onglets Données dans le groupe Trier et filtrer.

Créer un filtre avancé en combinant deux critères ou plus

• Si vous aimez par exemple afficher les noms des vendeurs qui sont à Paris et qui ont réalisé un Montant supérieur à 1000 euros, écrivez sous l’étiquette Ville: Paris, et sous l’étiquette Mt réalisé:  >1000 sur la même ligne.

• Cliquez sur votre tableau puis cliquez sur Avancé dans le groupe Trier et filtrer.
• Définissez les options Plages et Zone de critères puis cliquez sur OK.
• Voici le résultat.

Vous constatez donc qu’Excel a combiné les deux critères Paris et >1000 pour filtrer les données comme vous l’avez fait en choisissant l’option ET dans la fenêtre Filtre automatique personnalisé. (Reportez-vous aux dernières leçons de filtrages).

Appliquer au moins un critère de filtre

• Dans l’exemple suivant, tapez Paris sous Ville et tapez >1000 sous Mt réalisé mais sur la deuxième ligne de la zone de critère comme suit :

• Appliquez le filtre élaboré et étendez la sélection de la zone de critère dans l’option Zone de critères puis cliquez sur OK.
• Voici le résultat obtenu

Ceci est équivalent à l’utilisation de la fonction OU (déjà vu aussi).

Vous pouvez donc ajouter plusieurs critères de filtre, et rappelez-vous que pour combiner les critères en utilisant la fonction ET, vous devez les écrire sur la même ligne dans la zone de critères. Et pour utiliser la fonction OU, vous devez les placer sur des lignes différentes.

Regardez maintenant cet exemple :

• Nous voulons filtrer les données pour un montant supérieur à 1000 euros (inclus) et inférieur à 2000 euros (inclus aussi). C’est la fonction ET qui sera utilisée effectivement.
• Dans ce cas il suffit de créer une zone de critère avec deux étiquettes portant le même nom: Mt réalisé de cette façon :

• Cliquez ensuite sur le bouton Avancé et sélectionner la nouvelle zone de critères puis validez.

Voici d’autres exemples de critères que vous pouvez ajouter:

• Date de naissance inférieur au 31/12/1988 et Montant inférieur à 500 euros.

• Date de naissance inférieur au 31/12/1988 ou la ville est Nice.

Le filtre dernier sera rétrécit si vous introduisez les critères comme suit :

• Date de naissance inférieur au 31/12/1988 ou date de naissance inférieur au 31/12/1988 et la ville est Nice.

Ajoutez aussi un critère de plus :

• Date de naissance inférieur au 31/12/1988 et Mt réalisé supérieur à 1000 euros, ou date de naissance inférieur au 31/12/1988 et la ville est Nice.

D’autres exemples de filtres élaborés seront traités dans le prochain article.

PARTAGEZ PARTAGEZ PARTAGEZ