Validation des données

L’objectif de cette leçon de la formation Excel est de vous montrer comment utiliser la validation des données pour exiger aux utilisateurs la saisie des données selon le type que vous définissiez, par exemple : des nombres, des dates, une longueur précise du texte à saisir .. etc
validation des données

Ajouter une validation de données

Tenez par exemple cette fiche Client qu’on doit remplir par les données d’un client qui vient à votre bureau (…) pour s’inscrire.
exemple validation des données

Vous avez donc des informations variées à demander à votre client. Mais vous voulez empêcher l’utilisateur de ce fichier Excel de saisir des données non valides.
Commencez donc par définir une validation de données pour le Nom et le prénom :

Validation de données selon la longueur du texte

  • Vous voulez par exemple que l’utilisateur tape un Nom ou un Prénom avec au moins trois caractères.
  • Sélectionnez les deux cellules en face des cellules Nom et Prénom.
  • Cliquez sur l’onglet Données, et dans le groupe Outils de données cliquez sur Validations de données
bouton validation de données

  • Dans la boite de dialogue qui s’affiche et sous Autoriser sélectionnez Longueur du texte.
  • Dans la liste Données sélectionnez Supérieur ou égal à et tapez donc 3 dans la zone Minimum.
Longueur texte

  • Cliquez ensuite sur l’onglet Alerte d’erreur
  • Sous Style, sélectionnez Arrêt pour obliger l’utilisateur de saisir une donnée valide.
  • Dans la zone Titre, écrivez le titre du message d’erreur qui va apparaître, par exemple (Erreur)
  • Et dans la zone Message d’erreur, tapez le message que vous voulez afficher pour l’utilisateur ; par exemple : « Vous devez saisir au moins deux caractères ! »
Alerte erreur

  • Enfin cliquez sur OK

Ceci va donc alerter l’utilisateur, s’il a oublié par faute de frappe, d’écrire le nom complet.

Validation de données de type date

Pour les données de type date, vous avez deux cellules qui affiche la date : Date et Date de naissance.
  • Dans la première cellule Date, vous voulez que la date saisie soit la date du jour, alors pour cela sélectionnez la cellule de saisie Date et affichez la boite de dialogue Validation de données.
  • Dans la liste Autoriser sélectionnez Date
  • Et dans la liste Données sélectionnez égale à
  • Dans la zone Date tapez la formule =Aujourdhui()
validation des données date


Note : La formule =Aujourdhui() est déjà saisie aussi dans la cellule Date, et à chaque ouverture de votre classeur elle est mise à jour.

Formule aujoudhui

  • Cliquez maintenant sur l’onglet Alerte d’erreur puis saisissez le message et le titre à afficher au cas où l’utilisateur entre une date non valide. (Voir en haut)
  • Validez par OK et faites un test.
Message d'erreur


En ce qui concerne la date de naissance, vous allez définir un intervalle de date supérieur à l’année 1900 et inférieur à l’année 2000 comme exemple.
  • Sélectionnez la cellule où vous allez saisir la date de naissance puis affichez la boite de dialogue Validation de données. (Voir la procédure en haut).
  • Sélectionnez Date dans la liste Autoriser, puis sélectionnez Comprise entre dans la liste Données.
  • Dans la zone Date de début, écrivez 01/01/1900, et dans la zone Date de fin tapez 31/12/2000.
  • Saisissez le message d’erreur sous l’onglet Alerte d’erreur et cliquez enfin sur OK.
validation de données date comprise entre

  • Essayez de saisir une date qui n’appartient pas à l'intervalle défini puis tapez Entrée.

Validation de données de type nombre entier

Vous allez interdire dans la cellule qui va afficher le nombre d’enfants, à l’utilisateur, de tapez un nombre supérieur à 10 par exemple !!
  • Alors, sélectionnez la cellule cible et affichez la boite de dialogue Validation de données.
  • Sélectionnez Nombre Entier dans la liste Autoriser et dans la liste Données choisissez Inférieur ou égal à
  • Dans la zone Maximum tapez 10
  • Définissez le message d’alerte sous l’onglet Alerte d’erreur.
validation des données nombre entier

  • Puis valider vos opérations.
  • Faites un test.

La même chose pour le numéro de téléphone, définissez une validation de données de type Nombre Entier, sauf que dans la zone Maximum tapez le grand nombre quand peut donner pour un numéro de téléphone, par exemple 9999999999, et ceci selon le format de numéro de téléphone utilisé dans votre pays, par exemple pour le pays de Canada on a le format (012) 345 6789 (càd 10 chiffres) et pour la France 01 23 45 67 89.
  • Saisissez ensuite, le message d’erreur puis validez par OK.


validation des données nombre entier telephone


Note : Dans cet exemple nous avons défini un masque de saisi pour les numéros de téléphone de Canada en procédant ainsi :

  • Sélectionnez la cellule où vous allez saisir le numéro de téléphone puis cliquez sur l’onglet Accueil puis dans le groupe Nombre cliquez sur la flèche du coin inférieur.
Afficher fenêtre Nombre

  • Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Spécial sous Catégorie puis sélectionnez numéro de téléphone(Canada).
Format de nombre téléphone

  • Cliquez enfin sur OK.
  • Tapez donc un numéro de téléphone comme 1234567890 puis validez par Entrée.

Validation de données de type Liste

Vous voulez faciliter la saisie des noms des villes pour l’utilisateur, et au lieu de tapez à chaque fois le nom de la ville, vous allez lui affichez une liste déroulante qui va lui permettre de sélectionner le nom de la ville désiré.
Villes

  • Sélectionnez maintenant la cellule qui va afficher la liste des noms des villes, puis affichez la boite de dialogue Validation de données.
  • Sous Autoriser, sélectionnez Liste.
  • Cliquez dans la zone Source puis sélectionnez les noms des villes du tableau que vous venez de créer.
Validation de données liste

  • Cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur et sélectionnez Avertissement cette fois dans la liste Style, en effet, vous allez permettre à l’utilisateur  de saisir quand même un nom de ville qui n’appartient pas à la liste sélectionnée.
Message avertissement

  • Dans la zone message, tapez par exemple : « Ce nom de ville n’existe pas dans la liste affichée ! »
  • Validez et faites un essai alors.

Modifier ou supprimer une validation de données

Commencez par rechercher les cellules pour lesquelles vous avez définies les validations de données.
  • Cliquez  donc sur Rechercher et sélectionner qui se trouve dans le groupe Edition sous l’onglet Accueil .
  • Dans la liste qui s’affiche cliquez sur Validation Données.
Recherche de validation de données

  • Excel sélectionnera pour vous toutes les cellules recherchées, vous pouvez donc commencer à modifier les validations activées en sélectionnant chaque cellule puis en affichant la boite de dialogue Validations de données.

Supprimer une validation de données

  • Sélectionnez la cellule avec une validation de données activée, puis affichez la boite de dialogue Validation de données.
  • Cliquez sur Effacer tout puis sur OK.
supprimer validation de données

  • Répétez les mêmes étapes pour chaque cellule.

Vous pouvez aussi rechercher toutes les validations actives puis affichez la boite de dialogue Validation de données.
Vous remarquez que Excel affiche une autre boite de dialogue, cliquez sur OK pour effacer les réglages courants comme c’est demandé.

Supprimer toutes les validations de données


Cliquez enfin sur OK dans la boite de dialogue Validation de données
Faites une nouvelle recherche pour s’assurer que les validations sont supprimées.

validation des données supprimées

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