Aujourd’hui, nous allons traiter dans cette formation Excel la création des filtres chronologiques, c’est-à-dire filtrer des données sous forme de dates ou d’heures, en utilisant des opérateurs de comparaison que nous fournisse Excel.
Et avant de commencer, je vous
propose de télécharger ce fichier Excel qui comporte deux tableaux : Liste
des factures (1 et 2) et Liste des RDV, que vous pouvez télécharger ici :
Créer des filtres chronologiques
- Ouvrez donc le fichier téléchargé et sélectionnez la feuille Liste des factures puis cliquez sur la colonne Date, ensuite cliquez sur Filtrer sous l’onglet Données comme d’habitudes.
- Les flèches apparaissent dans les en-têtes des colonnes, cliquez sur celle dans l’entête de la colonne Date.
- Pointez-vous sur l’option Filtres Chronologiques. Et comme vous l’avez vu pour les filtres numériques, Excel affiche pour cette colonne le nom Filtres chronologiques parce qu’il comprend que les données qui se trouvent dans cette colonne sont de types dates.
- Alors, vous voyez un sous-menu qui apparaît et qui contient 21 opérateurs de comparaison plus une commande de filtre personnalisé.
- Essayez donc de filtrer les données de la liste des factures en suivant les exemples suivants :
Afficher la liste des factures réalisées le 22/03/2016
- Dans le sous-menu Filtres chronologiques, cliquez sur Est égal à…
- La fenêtre Filtre automatique personnalisé apparaît.
- Dans l’entrée qui correspond à la condition Est égale à, écrivez la date 22/03/2016.
- Vous pouvez aussi recourir à deux autres possibilités pour entrer cette date :
- Sélectionnez la date dans la liste des dates.
- Cliquez sur le bouton Calendrier et sélectionnez la date cherchée.
- Cliquez enfin sur OK.
Afficher la liste des factures réalisées avant le 01/04/2016
- Dans le sous-menu Filtres chronologiques, cliquez sur Avant…
- Dans la fenêtre Filtre automatique personnalisé vous pouvez choisir entre :
- Antérieur au : et vous tapez la date 01/04/2016.
- Quand vous cliquez sur OK, Excel affiche toutes les factures appartenant aux dates qui précédent la date saisie 01/04/2016. Cette dernière ne sera pas incluse.
- Antérieur ou égal au : tapez la date 01/04/2016 puis cliquez sur OK.
- La différence ici, c’est que la date saisie est incluse dans le résultat du filtrage.
Afficher la liste des factures réalisées après le 05/04/2016
- Dans le sous-menu Filtres chronologiques, cliquez sur Après…
- De la même façon, choisissez soit :
- Postérieur au : pour ne pas inclure la date 05/04/2016 dans le résultat du filtrage.
- Soit Postérieur ou égal au : pour qu’Excel affiche toutes les factures appartenant aux dates qui existent à partir du 05/04/2016.
Extraire les factures enregistrées entre 01/04/2016 et le 10/04/2016
- Dans le sous-menu Filtres chronologiques, cliquez sur Entre…
- Et dans la fenêtre Filtre automatique personnalisé, vous devez remplir les deux entrées :
- Postérieur au ou Postérieur ou égal au (comme s’est expliqué précédemment) : Ecrivez donc 01/04/2016.
- Antérieur au ou Antérieur ou égal au : Tapez 10/04/2016.
- Cliquez enfin sur OK.
Les filtres dynamiques :
Les filtres dynamiques se sont
des filtres qui seront créés sans avoir besoin de taper la date de filtre à
chaque fois. Ils contiennent les opérateurs suivants :
- Aujourd’hui :
Lorsque vous cliquez sur
Aujourd’hui dans le sous-menu Filtres chronologiques, Excel affiche les
factures réalisées aujourd’hui.
Note : Vérifiez si la date
de votre système d’exploitation est bien ajustée.
- Hier :
Ce filtre vous donne la liste des
factures enregistrées hier.
Vous pouvez alors tester les
autres opérateurs : Semaine dernière, cette semaine, mois dernier, ce
mois, ce trimestre, trimestre dernier, année dernière, cette année et Année à
ce jour.
Pour les autres opérateurs,
sélectionnez la feuille Liste des RDV, puis activez le filtre en cliquant sur
Filtrer sous l’onglet Données.
- Cliquez sur la flèche dans l’en-tête Date et dans le sous-menu Filtres chronologiques, cliquez sur Demain
- Excel affiche donc tous les noms des personnes qui ont des rendez-vous le 13/04/2016.
- Sélectionnez les autres opérateurs : Semaine prochaine, mois prochain, année prochaine, trimestre prochain et vérifiez vos résultats.
- Quant au choix Toutes les dates de cette période, il vous permet de créer des filtres chronologiques d’une autre façon et précisément des filtres trimestriels ou mensuels.
Filtrer des heures
- Dans le tableau Liste des RDV, cliquez sur la flèche dans l’en-tête de la colonne Heure et remarquez qu’Excel affiche Filtres numériques cette fois au lieu de Filtres chronologiques.
- Dans le sous-menu Filtres numériques, procédez à créer vos filtres comme vous l’avez vu précédemment.
- Par exemple, cliquez sur Est égal à et sélectionnez l’heure dans la liste des critères.
- Voici ce que vous aurez :
Filtre personnalisé
Le filtre personnalisé vous
permet de créer des filtres de votre choix, vous pouvez donc utiliser une
condition de filtre ou en combiner deux en choisissant entre les deux options
Et et OU.
Utiliser un style de tableau pour créer des filtres chronologiques
Un style de tableau vous permet
aussi de filtrer les données de votre tableau et pour ce faire, vous allez commencer
par utiliser l’outil mettre sous forme de tableau.
- Sélectionnez la feuille Liste des factures 2 puis cliquez sur une cellule de votre tableau.
- Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mettre sous forme de tableau et sélectionnez un style de votre choix.
- Des flèches de filtre apparaissent donc dans les en-têtes des colonnes.
- Cliquez sur la flèche dans l’en-tête de la colonne Date et commencez à créer vos filtres comme s’est expliqué en haut.
- Cliquez alors sur votre tableau, puis cliquez sur l’onglet Outils de tableau-Création
- Cochez l’option Ligne des totaux dans le groupe Options de style de tableau.
- Une ligne des totaux s’ajoute alors en dessous de votre tableau et un total est calculé automatiquement sous la colonne Montant TTC.
- Pour ajouter un total sous la colonne Montant HT, cliquez sur la cellule en dessous de cette colonne puis sélectionnez Somme.
- Créez maintenant vos filtres chronologiques et remarquez ce qui se passe dans la ligne des totaux.
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