Les fonctions Excel : Définition, types et méthodes d’insertion

Dans cet article de la Formation Excel, vous allez découvrir ce qu’est une fonction Excel, les types des fonctions Excel et comment procéder pour insérer une fonction Excel en suivant 5 méthodes. L’article est enrichi d’exemples explicatifs avec un eBook cadeau à télécharger : Fonctions Excel 2016 en PDF.

Vous avez vu dans l’article Formule Excel, qu’une fonction est une formule prédéfinie par Excel pour effectuer un calcul souhaité.

Et pour mieux expliquer cette définition, prenez l’exemple suivant qui représente une simple facture qu’on veut calculer son montant total.

• Commencez donc par sélectionner la cellule D7 qui va afficher le résultat.
• Tapez le signe égal = pour créer une formule, puis écrivez D3+D4+D5+D6. C’est-à-dire que vous allez calculer la somme des montants que contiennent ces cellules.

Note : Remarquez que lorsque vous tapez la référence d’une de ces cellules, Excel colorie cette référence et sa cellule d’une même couleur.

• Tapez enfin Entrée pour valider la formule et obtenir le résultat désiré.

Note : Au lieu de taper à la main D3, D4, D5 et D6, vous pouvez les sélectionner une par une.

Imaginez maintenant que la colonne Total contient plusieurs cellules que vous devez saisir leurs références pour calculer leur somme, ce sera vraiment embarrassant !

La solution donc, consiste à utiliser une formule qui va vous permettre de réduire tout ce travail, de gagner du temps et d’éviter de tomber dans des erreurs à cause des fautes de frappe.

Pour cette raison, Excel fournit de nombreuses fonctions qui répondent aux besoins des utilisateurs, et parmi ces fonctions on trouve la fonction SOMME qui va vous aider dans votre cas.

Voici comment l’utiliser :

• Dans la cellule D7 tapez = et écrivez Somme puis ouvrez une parenthèse.
• Sélectionnez les cellules de D3 à D6.
• Fermez la parenthèse et validez enfin en tapant la touche Entrée.

Voilà donc, la fonction SOMME a effectué facilement le même travail de la formule que vous avez tapée préalablement.

Syntaxe ou structure d’une fonction Excel

Revenez à l’exemple précédent et sélectionnez la cellule D7.

La formule que contient cette cellule est affichée dans la barre de formule :

=SOMME(D3 :D6)

Comme vous le voyez, la fonction SOMME est composée des éléments suivants :

• Le signe égal =
• Le nom de la fonction : SOMME
• Une parenthèse ouvrante et une parenthèse fermante.
• Et une plage de cellules D3 :D6, c’est-à-dire les cellules D3,D4 ,D5, D6.

A partir de cet exemple, vous pouvez alors déduire la syntaxe générale d’une fonction Excel qui s’écrit de cette façon :

=Nom_Fonction(Arguments)

• Une fonction doit toujours commencer par le signe égal =
• Nom_Fonction : le nom de la fonction est prédéfini par Excel, vous n’avez donc qu’à le chercher parmi la liste des fonctions que contient la bibliothèque de fonctions Excel. Par exemple :
• SOMME : qui renvoie la somme des nombres.
• Abs : qui renvoie la valeur absolue d’un nombre.
• Etc….

Vous pouvez télécharger : La Liste des fonctions Excel 2016 PDF pour consulter toutes les fonctions Excel triées par ordre alphabétiques.

• ( ) : Les parenthèses.
• Arguments : que ce soit un argument ou plusieurs, ce sont des paramètres nécessaires pour exécuter une fonction. Ils peuvent être des références de cellules, des nombres, du texte, des valeurs logiques (vrai ou faux), des tableaux, des dates et peuvent aussi être des formules ou des fonctions par exemple :

=SI(SOMME(D3 :D6)>1000 ;D7*10% ;D7*2%)

Dans cet exemple, nous avons une fonction SI qui contient parmi ses arguments la fonction SOMME.

On dit dans ce cas que la fonction SOMME est imbriquée dans la fonction SI.

Note : On peut avoir jusqu’à 7 nivaux de fonctions imbriquées.

Veuillez remarquer aussi que la fonction SI se compose de trois arguments séparés par des points-virgules :

1. Argument 1 : SOMME(D3 :D6)>1000 
2. Argument 2 : D7*10% 
3. Argument 3 : D7*2%

Comment insérer une fonction Excel ?

Voici 5 méthodes pour ce faire :

Sélectionnez tout d’abord la cellule où vous voulez insérer votre fonction.

Méthode 1

• Tapez le signe égal =
• Puis tapez la première lettre du nom de votre fonction, Excel va vous afficher une liste des fonctions commençant par cette lettre.
• Par exemple pour la fonction MOYENNE, quand vous tapez M, voici la liste qui apparaît :

• Vous pouvez donc cliquer sur le nom de la fonction MOYENNE dans la liste, puis entrer ses arguments. Et n’oubliez pas de fermer la parenthèse!

Méthode 2

• Cliquez sur le bouton Insérer une fonction dans la barre de formule.

• Une boîte de dialogue s’affiche.
• Dans la zone Sélectionnez une fonction cliquez sur le nom de la fonction désirée. 

• S’il n’existe pas, allez dans la zone Recherchez une fonction et tapez le nom de votre fonction recherchée ou une phrase descriptive de cette fonction.
• Par exemple si vous cherchez une fonction qui calcule le nombre de jours ouvrés d’une période définie, tapez nombre jours ouvrés puis cliquez sur Rechercher.
• Dans la zone Sélectionnez une fonction, sélectionnez votre fonction : NB.JOURS.OUVRES.

Note : En bas de cette boîte de dialogue, vous avez la possibilité de cliquer sur Aide sur cette fonction pour savoir comment l’utiliser.

• Cliquez sur OK enfin.

A partir de la boîte de dialogue Insérer une fonction, vous pouvez aussi sélectionner le nom de  la fonction souhaitée en sélectionnant d'abord la catégorie à laquelle elle appartient.

• Par exemple la fonction ARRONDI appartient à la catégorie Math & trigo.

• Lorsque vous cliquez sur OK, Excel affiche une autre boîte où vous allez entrer les arguments de votre fonction choisie:

Méthode 3

Sous l’onglet Formules et dans le groupe Bibliothèque de fonctions vous pouvez :

• Soit cliquer sur Insérer une fonction et suivre les mêmes démarches expliquées dans la Méthode 2.

• Soit cliquer sur Récentes qui affiche la liste des dernières fonctions utilisées et une commande Insérer une fonction pour insérer une nouvelle fonction.

• Soit choisir votre fonction dans l’une des catégories disponibles dans cette bibliothèque.
• Exemple :
• Cliquez sur la catégorie Texte et dans la liste qui s’affiche, cliquez sur DEVISE, cette fonction qui permet de convertir un nombre en texte en utilisant le format monétaire.
• Et dans la boite de dialogue qui apparaît, entrez les arguments nécessaires puis cliquez sur OK.

Méthode 4

• Sous le groupe Accueil et dans le groupe Edition cliquez sur la flèche à côté du symbole de la fonction SOMME pour afficher la liste des fonctions les plus utilisées: Somme, Moyenne, NB, Max, Min
• Cliquez donc sur celle que vous voulez insérer.
• Ou bien, cliquez sur Autres fonctions pour chercher la fonction qui ne s'affiche pas dans cette liste et que vous voulez utiliser puis suivez les étapes décrites dans la méthode 2.

Méthode 5

• Tapez le signe = dans la cellule qui va contenir votre fonction.
• Dans la zone Nom à gauche de la barre de formule, Excel affiche la liste des dernières fonctions que vous avez utilisées.
• Sélectionnez donc la fonction souhaitée ou bien cliquez sur Autres fonctions et comme vous l’avez vu dans la Méthode 2, insérez la fonction que vous voulez.

Les types de fonctions

Sous l’onglet Formules, Excel regroupe toutes les fonctions qu’il contient et les classe en catégories.

Dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, vous trouvez aussi toutes ces catégories dans la liste Sélectionnez une catégorie :

• Finances
• Logique
• Texte
• Date & Heure
• Recherche & Référence
• Maths & Trigonométrie
• Statistiques
• Ingénierie
• Cube
• Informations
• Compatibilité
• Web
• Base de donnés

(Téléchargez la liste des fonctions Excel 2016 pdf.)

• Et des fonctions personnalisées qui sont des fonctions que vous avez créées vous-mêmes où vous les avez ajoutées à Excel en installant des compléments.
• Par exemple, en cliquant sur Insérer une fonction et dans la boîte de dialogue qui apparaît, je clique sur la catégorie Personnalisées.
• Dans la zone Sélectionnez une fonction apparaissent mes fonctions que j’ai ajoutées.
• Je choisis alors la fonction ConvNumberLetter qui me permet de convertir un nombre en lettres.
• Dans la fenêtre Arguments de la fonction, et dans la zone Nombre je sélectionne la cellule qui contient le nombre à convertir.

• Si c’est un nombre monétaire, je précise la devise en tapant par exemple 1 pour l’Euro.
• Je clique sur Ok et voici le résultat obtenu.

Ceci donc est une vue générale sur les fonctions Excel, dans les prochains articles, je vais vous sélectionner des exemples de fonctions et vous expliquer comment les utiliser.

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